En 1999, LOS ERRORES DE MEDICACIÓN representaron la octava causa principal de muerte en Estados Unidos1. Desde entonces, los avances en los sistemas de información y la tecnología informática en el contexto de la enfermería han introducido cambios de gran calado en el antiguo sistema de administración de los medicamentos, con una mejora en la seguridad de los pacientes2. La historia clínica electrónica, la administración de los medicamentos mediante el sistema de código de barras (BCMA, bar code medication administration) y otras innovaciones tecnológicas han ayudado a las enfermeras a cuidar de manera más segura a sus pacientes, a controlar de forma eficiente la información correspondiente a estos y a mejorar la documentación.
La iniciativa Quality and Safety Education for Nurses (QSEN) ha establecido un conjunto de competencias en relación con los sistemas de información enfermeros, entre ellas la seguridad, la evidencia, la calidad y la implicación de los equipos. La iniciativa QSEN define la función de la informática como el uso de la información y la tecnología para «comunicar, controlar el conocimiento, reducir los errores y facilitar el proceso de toma de decisiones»3. Estas competencias están relacionadas con la función del coordinador del sistema BCMA y constituyen el objetivo principal de este artículo, que es el papel clave que desempeñan las enfermeras especialistas en sistemas de la información en lo que se refiere a la implementación y el control de la tecnología que permite mejorar la seguridad durante la administración de los medicamentos. En este artículo se va a revisar también la bibliografía de apoyo a la validación de las soluciones prácticas y tecnológicas para mejorar la seguridad a la hora de administrar los medicamentos.
Panorámica general
El primer problema que se plantea en relación con la seguridad de los pacientes es el correspondiente a los errores de medicación debidos a la falta de verificación de los denominados «cinco correctos» de la administración de los medicamentos, es decir, el paciente correcto, el medicamento correcto, la dosis correcta, la hora correcta y la vía de administración correcta. Según el National Coordinating Council for Medication Error Reporting and Prevention, «un error de medicación es un episodio prevenible que puede dar lugar a la utilización inadecuada del medicamento o que puede lesionar al paciente, en un momento en el que el medicamento está bajo el control del profesional de cuidados o del paciente»4,5. Los errores prevenibles de medicación durante la permanencia de los pacientes en los hospitales estadounidenses tienen un coste anual estimado de 16 400 millones de dólares6. La tecnología BCMA, que incluye un registro electrónico de la administración de los medicamentos (eMAR, electronic medication administration record), mejora de manera universal la seguridad de la administración de los fármacos. Esta tecnología se utiliza de manera conjunta con la historia clínica electrónica7.
El proceso se inicia con la introducción de la prescripción en el sistema informático por parte del médico. Este paso reduce la probabilidad de un error de transcripción. A continuación, el farmacéutico verifica la prescripción y dispensa el medicamento. Después, la enfermera anota en la historia clínica del paciente la prescripción de la medicación activa. Tras verificar que se ha recibido la medicación en la unidad, la enfermera lee con el escáner el código de barras que figura en la pulsera del paciente, con el objetivo de realizar una identificación positiva. Finalmente, la enfermera comprueba la prescripción del medicamento en el eMAR y lee con el escáner el código de barras del propio medicamento. En la pantalla aparece una alerta cuando no se cumple alguno de los «cinco correctos»5.
Para reducir de manera efectiva los errores en la administración de los medicamentos, el sistema BCMA debe utilizarse en el punto de asistencia.
En varios estudios se ha demostrado que la tecnología BCMA puede reducir los errores de medicación en un 65-86%8. En un estudio, la reducción de los errores de medicación al cabo de 5 días de la implementación de la tecnología BCMA fue del 54%9. En otro estudio realizado en un hospital Veterans Affairs se revisó la reducción de los errores de medicación al cabo de 1 y 5 años de la implementación de la tecnología BCMA, con demostración de porcentajes del 23% y del 66%, respectivamente10.
En la mayor parte de la bibliografía revisada se indica que la utilización de la tecnología BCMA no es en sí misma la única solución para eliminar los errores de medicación. Incluso cuando se utiliza de manera apropiada, la tecnología BCMA no tiene realmente el objetivo de sustituir el juicio clínico11. Pueden producirse diversas situaciones que obligan a la adopción de una solución temporal alternativa al sistema BCMA, tal como la imposibilidad de lectura mediante el escáner del código de barras en la muñequera del paciente o en la medicación, la falta de atención a las alertas y los parámetros, y la falta de cumplimiento de la normativa12. Otros problemas son los correspondientes a los códigos de barras temporales (p. ej., productos que no han sido etiquetados por el fabricante y en los que un técnico de farmacia debe aplicar manualmente el código de barras antes de su dispensación), los fallos del sistema, las dificultades en el flujo de trabajo y la implementación inadecuada del sistema13. Otra solución temporal para evitar la interrupción del flujo de trabajo consiste en la utilización de dispositivos de escáner de códigos de barras con tecnología sin cables que se conectan a los ordenadores del control de enfermería, en los casos en los que no hay una red inalámbrica ni estaciones de trabajo sobre ruedas. Más que verificar la identidad de los pacientes y la precisión de la medicación a la cabecera del paciente, esta solución obliga a realizar la documentación lejos del punto de asistencia, de manera que introduce pasos, tiempo y distracciones adicionales en el proceso.
Experiencias personales con los erroresEl autor de este artículo ha tenido experiencias personales como coordinador del sistema BCMA y como usuario final de esta tecnología, y todo ello le ha permitido hacer un análisis de los problemas sistémicos asociados a ella. Uno de los problemas es el hecho de que las enfermeras realizan copias de la muñequera del paciente y las almacenan en el carro de la medicación. Algunas enfermeras que no comprenden las ventajas para la seguridad de la verificación del código de barras en el punto de asistencia pueden no dedicar el tiempo necesario para desplazar el carro de la medicación hasta la cabecera del paciente. En lugar de ello, en la zona de medicación o en el pasillo leen mediante el escáner el código de barras copiado de la pulsera, y después leen mediante el escáner el código de barras de la medicación, abren el envase y colocan el fármaco en un vaso a la cabecera del paciente. Cualquier pequeña distracción puede hacer que un paciente incorrecto reciba un medicamento incorrecto.
Con el objetivo de reducir de manera efectiva los errores en la administración de los medicamentos, la tecnología BCMA debe utilizarse en el punto de asistencia. Los coordinadores del sistema BCMA deben recordar continuamente este aspecto durante las clases de formación de las enfermeras nuevas, las sesiones de actualización en la habitación de cada paciente entre dos turnos y las comunicaciones a través del correo electrónico.
Otra situación importante en la que es necesaria una solución temporal alternativa al sistema BCMA es la que tiene lugar cuando no es posible leer con el escáner los códigos de barras de la medicación o bien dichos códigos no son reconocidos por el programa informático como «la medicación correcta». En ocasiones, las enfermeras deben ponerse en contacto con la farmacia para solicitar la sustitución de estos códigos de barras alterados o inválidos. Esta situación puede dar lugar a un error cuando la enfermera administra la medicación sin haber leído correctamente el código de barras, mientras la farmacia imprime y envía una nueva etiqueta de código de barras sin indagar la causa del fallo en la lectura del código de barras. Cuando llega la nueva etiqueta con el código de barras actualizado, la enfermera la lee con el escáner para documentar la administración previa del medicamento. Pero el medicamento que se administró realmente podría ser alguna otra formulación del fármaco, o bien podría ser un medicamento con un nombre o un aspecto parecidos al medicamento que había que utilizar.
Los errores asociados a las infusiones por vía intravenosa tienen lugar a menudo cuando una enfermera realiza la lectura del código de barras en la etiqueta del medicamento y cuelga después la bolsa de la solución intravenosa en el portasuero, pero no verifica que tiene lugar realmente la infusión del fármaco. Otra enfermera puede encontrar varias horas más tarde la bolsa aún llena colgando del portasueros.
Es muy fácil extraer conclusiones precipitadas y considerar estos errores como resultado de la falta de cuidado o del cumplimiento del procedimiento por parte de las enfermeras, pero esta actitud no tiene utilidad para solucionar el problema. Con el objetivo de minimizar los riesgos, hay que mirar más allá y valorar la razón real de estos errores, examinando también los factores contribuyentes más probables dentro de los procesos del sistema. El coordinador del sistema BCMA está en una posición ideal para analizar los problemas y proponer cambios en el propio sistema que permitan incrementar la seguridad de los pacientes.
Muchas tareas para los coordinadores del sistema BCMALas complejidades de los sistemas BCMA obligan a su supervisión por parte de una persona que conozca todos los procesos dependientes de dichos sistemas, incluyendo la introducción de la prescripción del medicamento, la verificación por parte de la farmacia, la administración del medicamento y la interacción del código de barras con los distintos dispositivos informáticos físicos y con los distintos programas informáticos. Cuando el coordinador del sistema BCMA recibe un aviso de un usuario del sistema que señala la existencia de un problema con la lectura del código de barras, la solución del problema se inicia a menudo valorando los dispositivos informáticos físicos. Si el problema radica en dichos dispositivos (p. ej., el escáner de lectura, el ordenador o el carro de medicación), al usuario se le indica que lleve a cabo el proceso de reiniciado. Cuando el reiniciado y la comprobación de las conexiones del equipo no solucionan el problema, el coordinador del sistema BCMA debe proporcionar con toda rapidez un sistema sustituto o bien una alternativa.
Para mejorar la eficiencia y minimizar las pérdidas de tiempo, en cada unidad de enfermería debe haber varios dispositivos inalámbricos y multiobjetivo de reserva. Las tabletas y los asistentes digitales personales (PDA, personal digital assistant) con escáneres de lectura integrados y con el programa informático del sistema BCMA pueden ser utilizados como una medida provisional cuando falla el equipo informático principal. Las tabletas y los PDA también son apropiados en las unidades con una incidencia elevada de medicamentos que se utilizan a discreción y de prescripciones únicas de medicamentos.
Cuando el problema del usuario no radica en el equipo físico, el coordinador del sistema BCMA pregunta por los identificadores del paciente y pide al usuario que lleve a cabo la lectura de la etiqueta de la medicación en voz alta, con objeto de realizar un control doble de la prescripción mientras el usuario final mantiene el medicamento en su mano. Dado que el tiempo es clave tanto para el usuario final como para el paciente, el coordinador del sistema BCMA debe poseer la capacidad, la habilidad y la posibilidad de definir y resolver simultáneamente el problema a partir de la prescripción, de la verificación de la farmacia y del eMAR. Ello va a determinar con quién es necesario establecer contacto (con el médico o con la farmacia) para resolver el problema inmediato. También tiene utilidad para identificar la necesidad de un procedimiento educativo adicional dirigido hacia la reducción de los errores similares que se pudieran producir en el futuro. Cuando la resolución del problema a través del teléfono no da buenos resultados, el coordinador del sistema BCMA debe acudir en persona con toda rapidez al punto de asistencia para valorar toda la situación con sus propios ojos.
Las características del punto de asistencia hacen que en ocasiones se solicite a la farmacia el envío de una formulación incorrecta del fármaco. Por ejemplo, el médico prescribe un medicamento de acción sostenida o de liberación retardada, pero la farmacia envía ese mismo medicamento en su formulación de liberación inmediata. Cuando la enfermera responsable de la medicación hace una pausa para utilizar los recursos disponibles tras una alerta por parte del sistema BCMA que indica una lectura inválida del código de barras del medicamento, es posible evitar que los errores en la dispensación del medicamento por parte de la farmacia alcancen al paciente.
Superusuarios y educadoresLa educación es otra función clave del coordinador del sistema BCMA. El coordinador del sistema BCMA sabe cómo utilizar el sistema en forma de superusuario y tiene que enseñar a los demás usuarios de todos los niveles de acceso a utilizar con seguridad el sistema y a realizar adecuadamente la documentación necesaria. En el centro en el que ejerzo, todas las nuevas enfermeras, estudiantes y personal temporal reciben un curso BCMA presencial de 4 horas de duración en un entorno tranquilo antes de acceder al contexto clínico. Esta clase se inicia con una explicación de los orígenes del sistema BCMA y de los objetivos que se pretenden con su utilización. Después, a cada nuevo empleado se le pide que describa cualquier experiencia previa que pueda haber tenido con la tecnología BCMA.
Las personas sin un conocimiento previo de los sistemas BCMA pueden tener dificultades respecto a la necesidad de documentar la medicación antes de administrarla. Las enfermeras que carecen de experiencia previa con el sistema BCMA están acostumbradas a administrar los medicamentos antes de firmar en el registro de administración de medicamentos (MAR, medication administration record). Con el sistema BCMA, este proceso se invierte. El eMAR es firmado electrónicamente (al tiempo que quedan recogidos la hora, el minuto y el segundo precisos) por la enfermera a cargo de la medicación en el momento en el que se realiza la lectura de los códigos de barras.
Durante esta clase se describen en primer lugar las limitaciones del sistema BCMA, insistiendo en el concepto de que la tecnología BCMA representa tan solo una herramienta para la documentación que permite incrementar la seguridad de los pacientes a través de la verificación de los «cinco correctos». Se proponen varios escenarios del tipo «¿Qué debería hacer usted ahora?», cuyo objetivo es el de estimular el razonamiento crítico y el razonamiento clínico, y dichos escenarios se discuten a lo largo de toda la clase.
A los nuevos empleados también se les indica la forma con la que deben tener en cuenta los detalles de la prescripción que son necesarios para identificar los errores en el eMAR. El programa informático correspondiente al sistema BCMA muestra únicamente la información que ha sido introducida previamente en el sistema. Los médicos que prescriben los medicamentos y la farmacia que los dispensa pueden cometer errores en la prescripción y la dispensación de los fármacos, y estos errores pueden alcanzar al paciente. De hecho, en un estudio reciente publicado por la Pennsylvania Patient Safety Authority se observó que el 17,3% de los errores de medicación correspondientes al paciente incorrecto tuvo lugar durante la prescripción por parte del médico y durante la dispensación por parte de la farmacia14.
Los sistemas de documentación no están diseñados para sustituir a la comunicación verbal directa, ni tampoco es este su objetivo
El programa informático del sistema BCMA no impide que los errores de este tipo alcancen al paciente. A pesar de que la lectura mediante escáner del código de barras de un medicamento evita la posibilidad de que un paciente reciba un fármaco distinto al que le fue prescrito, no impide los errores que se deberían haber detectado durante el proceso de verificación y dispensación en la farmacia. Por ejemplo, un paciente puede tener antecedentes de alergia a un medicamento o de una reacción medicamentosa adversa y tanto el médico como la farmacia deberían haber revisado dichos antecedentes. Por otra parte, también es posible dispensar accidentalmente un medicamento que presenta una interacción crítica con otro fármaco que ya está recibiendo el paciente. Este tipo de errores de medicación son los que alcanzan con mayor frecuencia al paciente, a pesar de la utilización del sistema BCMA. Sin embargo, las enfermeras pueden proteger a los pacientes interrumpiendo momentáneamente el proceso con el objetivo de evaluar las razones por las que se supone que un paciente debe recibir un medicamento prescrito por primera vez. Siempre que sea posible, la enfermera debe hablar con el paciente y decirle «El médico ha prescrito este medicamento, ¿sabe usted las razones por las que debe tomarlo?» Un poco de comunicación verbal puede evitar un episodio de fallecimiento o lesiones graves. Los sistemas de documentación no están diseñados para sustituir la comunicación verbal directa, además de que este tampoco es su objetivo.
Orientación respecto a la tecnologíaDurante el proceso de orientación respecto a la tecnología que se aplica en el centro en el que ejerzo, a los nuevos empleados se les ofrece una panorámica general breve pero práctica de las guías de referencia electrónicas respecto a la medicación y a otras herramientas relacionadas con la seguridad de los medicamentos. Estas herramientas están a un solo clic del ratón y pueden establecer una diferencia significativa en la evolución del paciente cuando se utilizan junto con el juicio enfermero. A las enfermeras también se les recomienda ahorrar tiempo a la cabecera del paciente mediante la realización de procesos sencillos, tal como aplicar simultáneamente las infusiones intravenosas, siempre que la evidencia apoye dicha práctica. Las notificaciones relativas a la compatibilidad intravenosa proporcionadas por las guías de referencia electrónicas son siempre una característica notable durante estas clases. A los estudiantes también se les anima a que realicen prácticas de simulacro con otros compañeros, intercambiando entre ellos el papel del paciente y de enfermera.
Al finalizar esta clase, los nuevos empleados han aprendido el funcionamiento básico del programa informático y de los dispositivos informáticos físicos. El mensaje principal en el que se insiste a lo largo de toda la clase es el siguiente: a pesar de las características de seguridad inherentes al sistema BCMA, siempre es necesario actuar con prudencia y prestar atención.
Los nuevos empleados también aprenden a establecer contacto con el coordinador del sistema BCMA y con otros miembros del departamento de informática, en relación con cualquier duda que puedan presentar en el futuro. En una organización de gran tamaño es muy útil conocer a las personas a las que se puede recurrir.
Al finalizar la clase, los nuevos empleados reciben una orientación general enfermera en el contexto de la cual llevan a cabo un test de medicación por escrito constituido por 50 preguntas. Diez de las 50 preguntas están relacionadas específicamente con el uso del sistema BCMA y de los demás dispositivos electrónicos.
Tras aprobar el test, los nuevos empleados pasan todo un día observando el sistema BCMA en una unidad asistencial a pleno rendimiento. Después de este período de observación de al menos 1 día de duración, pasan el día siguiente controlando los medicamentos con un formador a su lado. El formador establece el grado de competencia inicial. A los nuevos empleados se les permite administrar independientemente los medicamentos después de que su preceptor en la unidad de enfermería lo aprueba.
Cinco factores como causa de los errores en la lectura de los códigos de barras
| 1. Problemas con el equipo | Ejemplo: Avisos de alarma por parte del escáner, ausencia de cambios en el programa informático del sistema BCMA. |
| Remedio 1: Avisar al coordinador del sistema BCMA o ponerse en contacto con la línea de ayuda IT; seguir las instrucciones para reiniciar el escáner. | |
| Remedio 2: Continuar la administración de los medicamentos utilizando el sistema BCMA, pasando a un ordenador de reserva sobre ruedas, una tableta o un PDA; comunicar el fallo del equipo al coordinador del sistema BCMA o solicitar ayuda lo antes posible. | |
| 2. Malas prácticas | Ejemplo: El sistema BCMA alerta al coordinador del sistema BCMA respecto a la utilización del escáner de pulsera un número excesivo de veces por parte de la enfermera. |
| Remedio 1: El coordinador del sistema BCMA se pone en contacto por correo electrónico y pregunta las razones de las dificultades que tiene la enfermera para la lectura del código de barras en la muñequera mediante el escáner, en comparación con otras enfermeras de la unidad; la enfermera puede haber estado intentando acceder a la historia clínica en relación con tareas que no están relacionadas con la administración de medicamentos, por ejemplo, la documentación de la efectividad de los medicamentos administrados de manera discrecional; podría ser necesaria una sesión educativa rápida. | |
| Remedio 2: El coordinador del sistema BCMA acude personalmente a la unidad y vigila la administración de la medicación por parte de la enfermera; ofrece sugerencias para la mejora de la práctica; el problema se debe abordar de una manera no punitiva; es importante mostrar en todo momento la cortesía profesional. | |
| 3. Problemas con el código de barras | Ejemplo: Se remite a la unidad un nuevo medicamento cardíaco antes de que el departamento que recibe el envío haya añadido a la base de datos de medicamentos el código de barras correspondiente. |
| Remedio 1: La enfermera se pone en contacto con la farmacia para notificar el fallo en la lectura del código de barras; el farmacéutico y la enfermera verifican que la medicación es correcta; la medicación se administra sin utilización del escáner de lectura; el farmacéutico se pone en contacto con el gestor de los sistemas de farmacia, que añade el código de barras a la base de datos de medicamentos, antes de la administración de la dosis siguiente. | |
| Remedio 2: Un número significativo de estos medicamentos ha quedado documentado utilizando un sistema temporal alternativo a la lectura del código de barras; el coordinador del sistema BCMA identifica la tendencia y se dirige hasta el punto de asistencia junto con el gestor de los sistemas de farmacia; se localiza la medicación en el cajón de la medicación correspondiente a un paciente concreto; se añade el código de barras a la base de datos en el punto de asistencia, desde un ordenador de la unidad. | |
| 4. Falta de congruencia entre la prescripción del médico y el producto dispensado | Ejemplo: Un médico ha generado una prescripción rápida respecto a un medicamento que prescribe con frecuencia; la prescripción está relacionada con un producto específico que está recogido en el sistema; la farmacia ya no tiene dicho producto específico y, por tanto, la prescripción no es completamente congruente con el producto de sustitución que es enviado a la unidad de enfermería. |
| Remedio 1: El coordinador del sistema BCMA o el farmacéutico se ponen en contacto con el médico para que elimine la prescripción rápida y genere una nueva prescripción que sea completamente congruente con el producto. | |
| Remedio 2: Si la prescripción rápida es utilizada por múltiples médicos, el coordinador del sistema BCMA debe ponerse en contacto con el coordinador de aplicaciones clínicas, que puede modificar la prescripción a nivel general. | |
| 5. Discrepancias en la dispensación | Ejemplo: La farmacia envía dos comprimidos de 5 mg; el sistema BCMA solo puede verificar un comprimido de 10 mg |
| Remedio 1: La enfermera se pone en contacto con el farmacéutico y el medicamento dispensado que aparece en el sistema electrónico es modificado en dicho sistema para que sea completamente congruente con el dispensado en realidad; la enfermera actualiza la pantalla del sistema BCMA y, después, puede introducir los dos comprimidos; no es necesario enviar ningún medicamento de sustitución. | |
| Remedio 2: El tiempo es clave y la enfermera no pudo establecer contacto rápidamente con el farmacéutico; la enfermera administra el medicamento empleando el método de utilizar un sistema temporal alternativo a la lectura del código de barras mediante el escáner, al tiempo que documenta el nombre de una segunda enfermera que verifica los «cinco correctos». | |
BCMA: bar code medication administration; IT: tecnología de la información; PDA: personal digital assistant.
Para mantener de manera continuada la eficacia del sistema, el coordinador del sistema BCMA debe colaborar diariamente con la farmacia, las enfermeras y los profesionales de la tecnología de información (IT, information technology). Los farmacéuticos de todos los turnos de trabajo deben conocen de manera adecuada la solución de los problemas que puede plantear el sistema de códigos de barras, teniendo en cuenta que las enfermeras se ponen a menudo en contacto con ellos en relación con los problemas en la lectura de los códigos de barras mediante el escáner15. De hecho, a las enfermeras se les enseña a avisar en primer lugar al farmacéutico cuando no es posible leer el código de barras de un medicamento. El farmacéutico puede ser capaz de resolver el problema cuando se debe a una discrepancia en la prescripción. Si el farmacéutico no puede corregir el problema que plantea la lectura del código de barras, puede verificar el medicamento con la enfermera a través del teléfono. En este caso, el farmacéutico recomendará a la enfermera que aplique los «cinco correctos» y que deje de lado el programa informático.
Funciones y responsabilidades del coordinador del sistema BCMA
| 1. Educación |
| Ofrece formación inicial a los nuevos empleados, los estudiantes de enfermería clínica y las enfermeras de plantilla |
| Proporciona formación continuada cuando se implementan características nuevas del programa y equipos nuevos |
| Comparte las prácticas idóneas con otros coordinadores del sistema BCMA y compañeros de la unidad de informática |
| Ofrece específica cuando se identifican procesos que deben ser mejorados (p. ej., cumplimiento de la documentación efectiva de los medicamentos que se administran de manera discrecional o sesiones de actualización en la habitación de cada paciente entre dos turnos, en relación con aspectos del sistema BCMA |
| Colabora con el departamento de educación enfermera para garantizar que las guías de práctica clínica relacionadas con la administración de la medicación son apropiadas, a medida que los nuevos empleados llevan a cabo la transición desde el aula hasta el contexto clínico |
| 2. Definición y solución de problemas |
| Soluciona los problemas y acelera la reparación de los elementos clave del equipo del sistema BCMA (carros de medicación, ordenadores, escáneres, PDA, armarios de dispensación automática, etc.) |
| Analiza los detalles de la prescripción de los medicamentos y los registros de medicamentos para identificar posibles problemas que puedan impedir la lectura de los códigos de barras mediante el escáner o comprometer la seguridad de los pacientes |
| Identifica los códigos de barras problemáticos y trabaja con todas las personas implicadas en el proceso, con el objetivo de mejorar la lectura de los códigos de barras con el escáner |
| Diseña nuevas soluciones informáticas y facilita la implementación de equipos para la aplicación de soluciones que permitan mejorar las prácticas actuales (ejemplos: provisión de dispositivos móviles de mano para mejorar los tiempos de administración y la eficacia de los medicamentos administrados de manera discrecional; selección de una pulsera que incluya la fotografía del paciente y las alertas clínicas; provisión de bombas inteligentes para evitar las dosis excesivas y los errores en la programación de las bombas) |
| 3. Consultoría |
| Es el contacto principal de las enfermeras, la farmacia, la gerencia hospitalaria, el servicio de IT, el servicio de ingeniería y otros servicios auxiliares, en todo lo que se refiere al sistema BCMA |
| Actúa como consultor del departamento de control de calidad hospitalaria para el análisis de los errores de medicación y la implementación de cambios en el sistema que permitan evitar los errores en el futuro |
| Analiza las tendencias de fallo en la lectura de los códigos de barras mediante el escáner e implementa un plan de acción apropiado con el objetivo de resolver con toda rapidez y minimizar la necesidad de utilización de sistemas temporales alternativos; notifica los resultados a la gerencia hospitalaria |
| Actualiza la normativa relacionada con el sistema BCMA y colabora con otros servicios para que la normativa sea congruente con la utilización del sistema BCMA (ejemplos: eficacia de los requerimientos de documentación en la normativa para el control del dolor en el centro, o medicamentos que requieren una segunda verificación antes de su administración según la normativa del centro relativa a los medicamentos de riesgo alto y a la administración de los medicamentos) |
BCMA: bar code medication administration; IT: tecnología de la información; PDA: personal digital assistant.
En nuestro centro, el coordinador del sistema BCMA y el supervisor de los sistemas de farmacia reciben una notificación por correo electrónico cada vez que el sistema es anulado o cancelado por cualquier razón. Estas notificaciones son archivadas y analizadas para identificar las tendencias, y los datos resultantes se utilizan diariamente para solucionar todas las cuestiones en las sesiones de actualización en la habitación de cada paciente entre dos turnos.
En nuestro centro, las sesiones de actualización en la habitación de cada paciente entre dos turnos enfermeros representan un método eficaz para solucionar los problemas con la lectura de los códigos de barras y para evitar la necesidad de utilización de soluciones temporales alternativas. Junto con el supervisor de los sistemas de farmacia, el coordinador del sistema BCMA identifica las tendencias de fallo en el sistema de lectura de los códigos de barras en función de los mensajes emitidos por el sistema de alerta, y se dirige después hasta el punto de asistencia para investigar lo ocurrido. Los fallos se deben a cinco factores posibles: problemas con el equipo, falta de práctica, problemas con los códigos de barras, falta de concordancia entre la prescripción del médico y el medicamento ordenado, y discrepancias en la dispensación. (Véase el cuadro Cinco factores como causa de los errores en la lectura de los códigos de barras.) Cuando falla el escáner que permite leer los códigos de barras, el coordinador del sistema BCMA lo vuelve a programar o lo sustituye por otro dispositivo similar.
Con el objetivo de minimizar la pérdida de tiempo para la enfermera, esta misma estrategia se aplica en el caso de fallo del ordenador portátil. Cuando se produce un fallo sistémico, el coordinador del sistema BCMA se pone en contacto con todas las áreas implicadas para iniciar el plan de contingencia en papel que existe en todas las unidades. Los ordenadores correspondientes al plan de contingencia reciben las prescripciones de medicación actualizadas virtualmente cada segundo y todo el sistema es monitorizado diariamente por el coordinador del sistema BCMA.
La función de los coordinadores del sistema BCMALos sistemas BCMA están experimentando un crecimiento y una expansión considerables a nivel nacional. En 2002 solo el 5% de los hospitales de 300-399 camas utilizaba la tecnología BCMA, en comparación con el 40,2% en 200716. A lo largo de los últimos 5 años, la utilización de los sistemas BCMA no se ha detenido. En el estudio de la American Society of Health Systems’ Pharmacy Practice efectuado en 2013 se observó que el 80% de los hospitales utilizaba sistemas BCMA para la administración de los medicamentos17.
La adopción de la tecnología BCMA a nivel nacional puede ser el próximo paso. Los Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) han establecido un programa para la potenciación de la historia clínica electrónica en tres fases que contempla los incentivos económicos a los médicos, los hospitales y las consultas con el objetivo de que utilicen tecnología BCMA certificada para mejorar la asistencia que reciben los pacientes18. Para desarrollar el programa completo, los participantes deben cumplir todos los requerimientos básicos de cada una de las fases, además de diversos requerimientos adicionales que eligen ellos mismos. En lo que se refiere a la fase 2, el CMS adoptó la tecnología BCMA (junto con los dispositivos de ayuda, tal como los escáneres de lectura de los códigos de barras) como uno de los 16 parámetros básicos. En 2014, los primeros participantes en el programa de potenciación de la historia clínica electrónica del CMS (es decir, los que iniciaron el programa en 2011) comenzaron a notificar el cumplimiento de los criterios de la fase 2. Para cumplir el requerimiento básico correspondiente al eMAR, las áreas de hospitalización de cada centro deben conseguir que el porcentaje de todas las prescripciones de medicamentos que sean susceptibles de un seguimiento desde la prescripción hasta la administración y la documentación en el eMAR sea superior al 10%. Se espera que este cambio acelere la implementación de los sistemas BCMA a lo largo de los próximos años.
Si se mantuvieran las tendencias actuales, el coordinador del sistema BCMA se va a convertir en una parte integral y necesaria de la práctica totalidad de los hospitales a nivel nacional.
Se supone que los coordinadores del sistema BCMA pueden proceder de muchos contextos profesionales y los candidatos mejores para ello son las enfermeras. Si tenemos en cuenta que los objetivos son la seguridad del paciente, una actitud basada en el trabajo en equipo, el razonamiento crítico, las habilidades informáticas (sistemas de información) avanzadas y la ética del trabajo fundamentada en la calidad y en la evolución positiva de los pacientes, ¿quién mejor que una enfermera para realizar este trabajo? (Véase el cuadro Funciones y responsabilidades del coordinador del sistema BCMA.)
Por razones presupuestarias, los hospitales más pequeños pueden decidir que el coordinador del sistema BCMA lleve a cabo además otras tareas como son el soporte informático, la gestión de la seguridad de los pacientes o la coordinación de la mejora del rendimiento. La realización de una tarea doble puede ser adecuada una vez que el sistema está bien implementado, pero no es recomendable durante la implementación inicial del sistema. Los diversos centros deben considerar la contratación de un coordinador a tiempo completo en la fase previa a la implementación del sistema. Las enfermeras y los farmacéuticos que aprenden por primera vez a utilizar el sistema van a necesitar niveles importantes de refuerzos positivos y supervisión, al tiempo que es necesario eliminar con rapidez cualquier barrera que aparezca en el flujo de trabajo. En caso contrario, los sistemas temporales alternativos y sujetos a la creatividad en cada momento van a seguir comprometiendo la seguridad de los pacientes.