Identificar las necesidades de formación de nuestra empresa, crearnos unas expectativas realistas de lo que con ella podemos conseguir, saber el formador que nos conviene, el tipo de acción y el entorno adecuados. El autor de este artículo nos explica cómo resolver todas estas dudas.
Una buena parte de nuestras ideas interesantes no se transforma en realidad porque, simplemente, no encontramos la forma de ponerlas en práctica. No es un problema de actitud o intención, sino de falta de capacidad de implantación concreta del cambio en la organización. Y es aquí donde la formación es clave. La experiencia nos enseña que después de un curso de formación, los participantes suelen valorar de forma muy especial el pragmatismo de las enseñanzas recibidas, es decir, la transmisión paralela de estrategias que permiten aplicarlas de una forma inmediata y con resultados a corto plazo. «Ponga en práctica sus ideas» sería, probablemente, un curso de éxito asegurado.
Dentro o fuera
Cuando nos planteamos realizar formación para nosotros y nuestros colaboradores, se nos suele plantear una disyuntiva: ¿lo hacemos internamente o bien acudimos al exterior en busca de ayuda?
Formación interna
La formación interna es un recurso que no hay que dejar de considerar. Es habitual que el «jefe» tenga experiencias y conocimientos que son de gran utilidad para los empleados, sobre todo para los más jóvenes. La transmisión de estas experiencias es una tarea a la que hay que dar la importancia que se merece, además del ritual adecuado: hay que dedicarle un espacio y un tiempo concreto en un entorno adecuado. Decíamos en un artículo anterior que nadie nace enseñado, y además es habitual que la misma tarea se realice de maneras bastante diferentes en organizaciones similares. Muchas empresas suelen dedicar una parte del tiempo de los nuevos empleados al training o rodaje, de manera que los nuevos colaboradores puedan conocer directamente las formas de trabajo durante un tiempo razonable, y que esta tarea de aprendizaje sea, inicialmente, su ocupación principal. Es bueno que este entrenamiento no se limite a las tareas que la persona va a realizar de forma principal, sino que incluya además una visión global de las tareas que realizan otros colaboradores, para que pueda entender las interrelaciones con las demás funciones que se realizan en la empresa. Los empleados suelen valorar muy positivamente los períodos de entrenamiento: les permiten un aterrizaje «suave» en la empresa, les quita presión y lo consideran un signo de interés y de respeto hacia su persona. A los gobernantes la prensa y la oposición les suelen dar cien días de gracia: a los empleados les suele bastar con una o dos semanas de entrenamiento.
Formación externa
Nos planteamos contratar formación externa cuando creemos que podemos incorporar en la organización formas de trabajo que internamente no podemos desarrollar, por desconocimiento e imposibilidad de implantación. Normalmente buscamos en la formación externa «algo nuevo», una buena o «mejor práctica», algo que imaginamos que existe pero desconocemos. Las expectativas que genera una contratación externa suelen ser muy elevadas, lo cual es positivo pero puede convertirse en una fuente de insatisfacción. Puede ocurrir aquello tan clásico que ocurre con las películas: vas a ver una película que te han dicho que es una obra maestra y sales diciendo que no hay para tanto, cuando no manifiestamente decepcionado.
Expectativas
La formación de unas expectativas concretas y razonables es fundamental para contratar una acción de formación eficaz. ¿Qué queremos conseguir con la acción formativa? Ésta es la pregunta fundamental. Respuestas del tipo «hacer algo para que la gente esté motivada» no sirven demasiado. Es necesario, antes de acudir al mercado, definir exactamente lo que se pretende con la acción de formación.
Objetivos concretos
De manera general diríamos que existen dos tipos de expectativas en lo que a formación se refiere. Un primer objetivo seria aprender a realizar algunas tareas concretas en las que se puede mejorar. En este caso es fundamental asegurarse de que el proveedor de formación tiene las competencias específicas de que queremos dotarnos y posee experiencia en aplicaciones anteriores. Es lo que los anglosajones llaman conocimiento de las best practices, las mejores prácticas del sector. El problema que se le plantea al comprador de formación es, precisamente, que no conoce estas mejores prácticas, de lo contrario probablemente no las iría a buscar en el mercado. Por ello, la experiencia previa de la empresa que provee la formación en el tema específico que se pretende contratar es clave. Es importante que el proveedor pueda demostrar cómo una acción de formación anterior ha conducido a resultados satisfactorios.
Objetivos generales
Existe un segundo tipo de expectativas más generales, que se suelen depositar en una acción de formación: la capacidad de la formación para «abrir» la percepción de los participantes y abrir camino a nuevas maneras de enfocar problemas menos específicos, menos operacionales y más estratégicos. «Este curso me ha ayudado a ver las cosas de otra manera, me ha dado nuevas ideas o me ha hecho pensar», son expresiones corrientes en la evaluación a posteriori de este enfoque de formación. Normalmente este tipo de formación tiene un componente mucho más estratégico que operacional, y requiere del formador unas capacidades pedagógicas más sofisticadas que el puro formador en operaciones. Se trata de provocar y conducir una interacción creativa entre los participantes que permita un buen nivel de aprendizaje. El buen formador en estrategia de empresa es capaz de crear una situación en la que los participantes acumulan conocimientos y son capaces de construir problemáticas relevantes y apuntar vías de solución. En el límite, un formador en estrategia empresarial no tiene por qué ser experto en la problemática del sector específico en el que se trabaja. Su papel es de «facilitador» de una interacción creativa entre participantes. Una experiencia de calidad en este tipo de formación suele ser muy gratificante, y aunque los resultados inmediatos no son muy evidentes, a veces son muy positivos. Otras veces puede quedar simplemente en una buena experiencia personal.
Evaluar al proveedor
Una vez hemos definido lo que pretendemos con la acción de formación, es necesario evaluar los parámetros básicos de éxito en los proveedores potenciales. A nuestro juicio estos parámetros son la experiencia en formación, la calidad del método pedagógico que se aplica, la energía del «profesor» y la implicación que muestre en el proceso. Se da a menudo, en este sentido, un fenómeno curioso que tiene relación con la edad del formador. Los formadores más jóvenes suelen mostrar una gran implicación y energía, pero su misma juventud les impide tener una experiencia dilatada. Los formadores con más edad suelen tener mucha experiencia, pero raramente muestran la misma energía e implicación que los jóvenes.
Adaptación
Dicen los psicólogos que mantener la atención más de 45 minutos es una tarea casi imposible. Hay que prever un formato de curso que contemple cambios frecuentes de tarea y actividades, que tienen un efecto positivo sobre la atención de los participantes y la energía del profesor.
El buen formador debe, además, ser capaz de ajustar constantemente su metodología a los caminos que descubre el grupo. Debe ser capaz de cambiar sus planes en función del desarrollo de la sesión. Esta capacidad de improvisación sobre un guión previo es necesaria para asegurar el éxito. Por mucho que un formador se haya preparado la clase, existen fenómenos que no se pueden prever y que sólo se producen en el seno del grupo durante la clase y que hay que saber aprovechar como oportunidades de aprendizaje. Condicionar constantemente el grupo a un guión muy rígido y preestablecido suele ser considerado por los participantes como una falta de respeto a sus aportaciones y una señal de inseguridad del formador, que debe aferrarse a lo que «lleva preparado». Con un poco de oficio, es posible desviarse del camino y llegar a cubrir todas las materias que deben cubrirse.
Formación y entorno
Existe un último aspecto que es importante considerar a la hora de contratar formación: el ritmo de la acción y cómo compatibilizarla con las tareas habituales del trabajo diario. La experiencia muestra que es necesario diferenciar de nuevo entre los dos tipos de formación que hemos apuntado.
En el lugar de trabajo
La formación en operaciones concretas debe hacerse lo más cercana posible al puesto de trabajo real. El formador debe intentar reproducir a través de vídeos, sistemas, etc., las condiciones en las que se van a encontrar los participantes. Imaginemos, por ejemplo, un curso de merchandising de la farmacia: es fundamental que los participantes se sientan, durante el curso, como si estuvieran en una oficina de farmacia, que recorran visualmente las zonas, que entiendan los circuitos, que sientan los impactos visuales de su entorno. En un curso de ventas, por ejemplo, los vídeos reales sobre lo que no hay que hacer son indispensables para implicar a los participantes.
La evaluación previa de estos materiales es fundamental para comprar buena formación. Un buen material puede compensar un formador no tan bueno, de hecho hay muchos cursos que se basan más en el material que en el formador, lo cual reduce riesgos de fracaso.
Lejos del lugar de trabajo
Cuando la formación se da sobre temas que no tienen que ver con operaciones concretas, es necesario alejar a las personas de sus rutinas diarias. Si se quiere trabajar sobre la motivación, no se puede estar pendiente de que entre en la sala la telefonista con un recado urgente de un cliente descontento. Si se quiere trabajar sobre estrategia, es necesario disponer de tiempo suficiente para divagar, perderse por las ramas y volver al tronco. En este tipo de formación es fundamental cambiar de aires y proteger un espacio y un tiempo de los estímulos constantes de las operaciones diarias. Los buenos proveedores de formación suelen proponer espacios más o menos idílicos en función de los bolsillos del cliente. A veces es interesante destinar un presupuesto adicional para el «después» de la formación: una buena actividad al aire libre o un complemento lúdico o cultural suelen contribuir a la sedimentación y maduración de los conocimientos que se han adquirido.