Results of a qualitative semi-structured interview study with hospital nursing staff to improve incident reporting systems in Estonia

Abstract

Objective

Nurses and their leaders are known for actively using incident reporting systems. However, information sharing about lessons learned from incidents has rarely been reported in previous studies. This study aimed to describe nurses’ and nursing managers’ experiences with incident reporting system information sharing and their perceptions of patient safety development needs.

Material and methods

Semi-structured individual and group interviews were conducted with nursing staff in Estonia (n = 26). Collected data was analyzed using the inductive content analysis method. The COREQ checklist was used for study report.

Results

Nursing staff considered information sharing of lessons learned crucial. First, it was necessary to raise patient safety awareness among employees. Second, the importance of learning from mistakes to protect themselves from legal consequences and improve public trust was highlighted. Nursing staff had traditional ways of sharing information about lessons learned. However, because of the lack of organized strategies, nurses resorted to private discussions or self-initiated investigations. Nursing staff reported a need to develop patient safety by supporting nurses’ patient safety competencies and training, and to establish the use of a reporting system in daily care. The precondition was a positive patient safety culture, which would be improved by open communication among nursing staff and sufficient resources.

Conclusions

Information sharing from safety incident reports should rely on organized strategies to avoid self-initiated practices and misinformation. Awareness of the complexity of implementing patient safety initiatives and adequate responsiveness from hospital executives can help establish practices supporting staff to feel secure when discussing safety issues.

Resumen

Objetivo

Las enfermeras utilizan de forma activa sistemas de notificación de incidentes (SIN), pero no se suele informar sobre las lecciones aprendidas de los incidentes. Nuestro objetivo fue describir la experiencia de las enfermeras y sus responsables con el intercambio de información sobre los SIN y sus necesidades sobre seguridad del paciente.

Método

Se realizaron entrevistas semiestructuradas individuales y en grupo con personal de enfermería de Estonia (n = 26). Los datos recopilados se analizaron mediante el método de análisis de contenido inductivo. Para el informe del estudio se utilizó la lista de comprobación COREQ.

Resultados

El personal de enfermería consideró crucial compartir información sobre las lecciones aprendidas. Consideran necesario concienciar al personal sobre la seguridad clínica, aprender de los errores para protegerse de las consecuencias legales y mejorar la confianza del público. El personal de enfermería disponía de medios tradicionales para compartir información sobre las lecciones aprendidas, pero por falta de estrategias organizadas, las enfermeras recurrían a conversaciones privadas o a buscar información por iniciativa propia. Consideran necesario desarrollar la seguridad clínica apoyando sus competencias y formación mediante una cultura positiva, que mejoraría con comunicación abierta entre el personal y recursos suficientes.

Conclusiones

El intercambio de información sobre incidentes de seguridad debe basarse en estrategias organizadas para evitar prácticas autoiniciadas y desinformación. La concienciación sobre la complejidad de la implantación de iniciativas de seguridad clínica y la receptividad de los responsables de los hospitales pueden ayudar a definir prácticas para que el personal se sienta seguro comentando problemas de seguridad.