PowerPoint es un programa que viene incluido en la suite Office de Microsoft junto con Word y Excel, entre otros.
Se utiliza para crear documentos con un formato de diapositivas, que se pueden imprimir en papel o formar parte de una presentación, a la que se le podrán añadir efectos gráficos y de sonido.
En esta ficha vamos a construir un documento que nos va a servir para familiarizarnos con PowerPoint.
Creación de un nuevo documento
Una vez abierto el programa y después de seleccionar «NUEVO» aparece la pantalla de la figura 1, siempre que en alguna ocasión no hayamos especificado que no se muestre más.
Figura 1
Dentro de ella, seleccionaremos el tipo de autodiseño que más nos convenga, que en este caso será el que está enmarcado en rojo. Aparecerá una pantalla como la de la figura 2.
Figura 2
Título
Haremos un clic encima de la ventana del título y desaparecerá la leyenda estándar. A continuación, escribiremos «MANZANILLA», que nos quedará con unos caracteres grandes. Debajo de «MANZANILLA» escribiremos su nombre botánico «Matricaria Chamomila», pero si lo hacemos con el mismo tamaño de letra invadiremos media página, por lo que procederemos a cambiar a un tamaño de letra mucho más reducido.
Texto
Podemos escribirlo directamente o seleccionar un texto de otro documento y pegarlo en la ventana de texto. En ambos casos debemos utilizar un tamaño de letra adecuado al espacio que tenemos. Una vez colocado el texto podemos moverlo para colocarlo en otro sitio mediante un simple clic encima, y luego deslizarlo con el ratón.
Imagen
Deberemos disponer de la foto digitalizada que queramos colocar, preferentemente en formato JPG, que por sus características de calidad y ligereza se prefiere para que el documento no ocupe mucho espacio y se pueda transmitir fácilmente por correo electrónico.
Para este ejemplo hemos recurrido a Google, hemos buscado la palabra «manzanilla» y hemos seleccionado una imagen de los resultados obtenidos. Se copia y se pega directamente encima del espacio destinado a imagen y se puede mover también con un simple deslizamiento del ratón.
Todas estas operaciones, en nuestro caso, nos han conducido a la diapositiva que se muestra en la figura 3.
Figura 3
Duplicación de diapositivas
En determinadas circunstancias puede ser que convenga duplicar una diapositiva, ya que a partir de ella es mucho más fácil aplicar cambios para dar lugar a una nueva. Para realizarlo seguiremos el proceso que se muestra en la figura 4 y que consiste, en primer lugar, en seleccionar el número de la diapositiva, desplegar «INSERTAR» y escoger «DUPLICAR DIAPOSITIVA».
Figura 4
Un ejemplo de la utilidad de esta función aplicado a nuestro ejemplo está en poder mostrar otras propiedades de la manzanilla manteniendo constantes el título y la imagen de la diapositiva.
Distintos modos de presentar las diapositivas
Supongamos que una vez construidas varias diapositivas queremos ver el conjunto de nuestro trabajo. Para ello desplegaremos el menú «VER» (fig. 5) y podremos optar por una de las 4 siguientes visualizaciones:
Figura 5
Normal
Se muestra la diapositiva tal cual.
Clasificador de diapositivas
Se obtiene una imagen global de las diapositivas en tamaño reducido (fig. 6).
Figura 6
Página de notas
Se maneja la imagen de la diapositiva asociada a una ventana disponible para introducir anotaciones que nos guiarán en la presentación (fig. 7).
Figura 7
Presentación
con diapositivas
Se muestra la presentación a pantalla completa, con una cadencia entre diapositivas que se puede programar. También son parametrizables los efectos especiales que veremos en otra ficha. Para salir de la presentación deberemos pulsar el botón derecho del ratón, con lo que nos aparecerá el menú que se muestra en la figura 8. En este menú se permite también visualizar la diapositiva siguiente o la anterior.
Figura 8
Distintos modos de presentar los documentos
Si lo que queremos es obtener las diapositivas en formato papel, es decir, como documento escrito, tenemos varias opciones de impresión.
Para disponer de ellas necesitamos abrir el desplegable de «ARCHIVO» y seleccionar «IMPRIMIR...». En la pantalla resultante que se muestra en la figura 9, seleccionaremos la opción «DOCUMENTO», con lo que se activará la parte inferior derecha (enmarcada en rojo en la figura) de ésta.
Figura 9
A continuación, podremos escoger el número de diapositivas que se van a imprimir por página. Para ello, en el desplegable «DIAPOSITIVAS POR PÁGINA» elegiremos el valor que nos interese. Solamente en el caso de escoger 3 por página obtendremos un documento como el de la figura 10, en la que al lado de cada diapositiva se imprimen unas líneas para tomar notas de la presentación.
Figura 10
En esta pantalla de impresión también podremos seleccionar otras características del documento, como ajustar al tamaño del papel o imprimirlo en blanco y negro.
Otra forma de presentar los documentos es mediante la opción «PÁGINAS DE NOTAS», con lo que se obtiene un documento de una diapositiva por página como el que se muestra en la figura 7, que contiene un espacio para la impresión de notas.
Configuración de una página
Dentro del menú «ARCHIVO» seleccionaremos «CONFIGURAR PÁGINA», con lo que aparece la pantalla de la figura 11. Dentro de ella hay un desplegable que nos permitirá seleccionar el tipo de documento que queremos configurar. Las opciones disponibles se muestran en la figura 12 e incluyen diapositivas, presentaciones en pantalla, formato DIN A4 o formato de carta, transparencias, pancartas o incluso un formato personalizado.
Figura 11
Figura 12
También podremos configurar la orientación horizontal o vertical del documento y, dentro del formato personalizado, su altura y anchura.
Final
Con lo que hemos visto ya nos podemos manejar en la creación de un documento elemental de PowerPoint. En la próxima entrega aprenderemos a animar la presentación.