El objetivo de este artículo es ayudar al farmacéutico titular en la interpretación de los estados financieros de la oficina de farmacia, así como en la preparación de una estrategia financiera, dedicada a la mejora de la gestión de su empresa.
Una buena gestión económico-financiera se traduce en una mejora de la rentabilidad de la oficina de farmacia a largo plazo. Por ello, el farmacéutico que desea implicarse directamente en la gestión empresarial de su establecimiento, además de prestar atención a aspectos técnicos farmacéuticos, debe tener nociones de cómo interpretar un balance, cómo evaluar el beneficio por actividades, financiar correctamente su empresa y controlar la tesorería.
Los paquetes informáticos confeccionan el balance de situación automáticamente
ANÁLISIS DEL BALANCE DE SITUACIÓN
Uno de los elementos más importantes para analizar el patrimonio de la oficina de farmacia es el balance de situación. Por este motivo el presente epígrafe se dedica a definir su contenido.
Concepto de balance de situación
El balance de situación es un estado contable que refleja la situación patrimonial de la oficina de farmacia en un momento dado, normalmente coincidiendo con el final de un ejercicio.
Este documento contable se subdivide en dos conceptos muy importantes: Activo y Pasivo. El Activo está compuesto por la suma de una relación de bienes (local, utillaje, mobiliario, etc.) y derechos (cantidades pendientes de cobro de la Seguridad Social). Por otro lado, el Pasivo está integrado por los fondos propios aportados por el farmacéutico y por las deudas que ha sido necesario contraer para el buen funcionamiento de la oficina de farmacia (compromisos de pago con mayoristas y laboratorios farmacéuticos, deudas con la Administración, etc.).
La figura 1 ilustra de forma teórica y práctica este concepto.
Fig. 1. Balance de situación
ORDENACIÓN DEL BALANCE DE SITUACIÓN
La ordenación se hace tomando las referencias del Activo y el Pasivo.
Activo
Todos los bienes y derechos que integran el Activo se ordenan de menor a mayor liquidez; entendiendo por este concepto la capacidad para convertir un bien o derecho en dinero. Es decir, el local de la oficina de farmacia tiene menos facilidad para convertirse en dinero que las existencias, por lo tanto irá situado al principio. Por otro lado, como el disponible de la caja registradora es perfectamente líquido, al ser ya dinero, se colocará en los lugares finales del balance (fig. 2).
Fig. 2. Estructuración del Activo
El Activo se estructura, a su vez, en dos apartados: el Activo fijo y el Activo circulante.
Activo fijo o inmovilizado
Son aquellos bienes o derechos que han de permanecer en la oficina de farmacia más de un ejercicio económico y cuya finalidad no es la venta o realización inmediata (ejemplo: locales, mobiliario).
Activo circulante
Son aquellos activos que, por su propia naturaleza, deben ser enajenados o hechos efectivos rápidamente, siendo su duración media inferior a un ejercicio económico (existencias, clientes, disponible).
Masas patrimoniales del Activo fijo del balance
A continuación, se expondrán las principales masas patrimoniales que componen el balance de situación, siguiendo el esquema del Plan General de Contabilidad.
Dentro del Activo fijo, se encuentran las siguientes partidas:
- Gastos de establecimiento. Son aquellos gastos necesarios para la puesta en marcha de la oficina de farmacia (gastos jurídicos de apertura, estudios económicos, etc.) que por su cuantía se distribuyen en varios ejercicios, para no distorsionar la cuenta de resultados.
- Inmovilizado inmaterial. Se trata de aquellos activos de duración superior al año que presentan un carácter intangible (derechos de traspaso, fondo de comercio, derechos sobre bienes en régimen de arrendamiento financiero).
- Inmovilizado material. Comprende todos los bienes tangibles de permanencia en la empresa superior a un ejercicio económico (local de la oficina de farmacia, mobiliario, utillaje, etc.).
- Inmovilizado financiero. Se trata de inversiones financieras adquiridas con idea de durabilidad. Dentro de este grupo, pueden incluirse las acciones o depósitos que deben realizarse para operar con mayoristas farmacéuticos.
Otra partida más dudosa en relación con el análisis financiero la constituyen los Gastos a distribuir en varios ejercicios, puesto que dentro del esquema del PGC no integran el Inmovilizado. A nuestro entender, deben incluirse dentro del Activo fijo, ya que si bien incrementan su valor, el efecto que producen es un aumento en el mismo sentido en el Pasivo.
Por otro lado, las masas patrimoniales del circulante son las siguientes:
- Existencias. Se relacionan todos los medicamentos y productos farmacéuticos.
- Deudores. Corresponden a los derechos de cobro de la oficina de farmacia, frente a clientes y la Seguridad Social.
- Inversiones financieras temporales. Son todas las inversiones financieras cuya finalidad es gestionar puntas de tesorería.
- Tesorería. Hace referencia a las partidas de caja y bancos.
- Ajustes por periodificación. Corresponde a la parte de pagos anticipados realizados en el ejercicio, cuyo gasto corresponde al ejercicio posterior (primas de seguro, etc.).
Pasivo
El Pasivo del balance de situación está formado por los Fondos propios que ha aportado el farmacéutico y por todas las obligaciones de pago incurridas a lo largo de la gestión diaria de la oficina de farmacia (fig. 3):
Fig. 3. Estructuración del Pasivo
- Fondos propios. Es lo que el farmacéutico percibiría si en el momento de confección del balance vendiera la totalidad del negocio por su valor contable. Están integrados por el capital inicial, que, a diferencia de lo que sucede en las sociedades capitalistas, es variable; los resultados del ejercicio, los resultados negativos de ejercicios anteriores, y las reservas. El epígrafe Fondos propios puede denominarse también Neto patrimonial, Pasivo no exigible y Capitales propios.
- Acreedores largo plazo. Son todas las obligaciones de pago cuyo vencimiento es superior al año. En algunos tratados de análisis financiero se encuentra este mismo concepto bajo la denominación Exigible largo plazo o Deudas lp.
- Acreedores corto plazo. Se trata de todas las deudas cuyo vencimiento es inferior al año. También se llama Exigible a corto plazo o Deudas a lp.
Otro concepto a tener en cuenta para posteriormente elaborar ratios y estudiar el Fondo de maniobra es el de Recursos permanentes, definido como la suma de Fondos propios y Exigible a largo plazo.
ASPECTOS PRÁCTICOS EN LA CONFECCIÓN DEL BALANCE DE SITUACIÓN
Dentro de la oficina de farmacia se pueden presentar varias situaciones:
- El farmacéutico se encarga de la gestión de compras personalmente, pero no quiere saber nada del proceso de la contabilidad. Por ese motivo, contrata a un gestor para que se la confeccione. En esta situación, el balance de situación será preparado por el gestor y el farmacéutico no tendrá por qué preocuparse de su elaboración. No obstante, en la mayoría de las situaciones será entregado anualmente. En consecuencia, si se desea más información, debería pactarse comercialmente el contenido del servicio.
- El titular de la oficina de farmacia lleva por sí mismo la contabilidad. Si está informatizada, la mayoría de los paquetes del mercado confeccionan el balance de situación automáticamente.
- El titular de la oficina de farmacia confecciona manualmente la contabilidad. En ese caso, deberá proceder a agrupar los saldos finales.
ANÁLISIS DEL BALANCE DE SITUACIÓN MEDIANTE PORCENTAJES
Una vez obtenido el balance de situación según PGC, puede realizarse un balance síntesis (fig. 4), calculando porcentajes y agrupando partidas. No obstante, un aspecto que hay que tener en cuenta si se consultan manuales de análisis financiero, es que la terminología no es la misma que la del PGC. Por ello, a continuación se muestra un esquema de balance de situación adaptado a este criterio. Como el lector recordará, las equivalencias ya han sido estudiadas en el apartado de conceptos introductorios. Solamente nos queda definir el concepto realizable, que está integrado por las masas patrimoniales de Deudores, Ajustes por periodificación, Inversiones financieras y el concepto Disponible, que se corresponde exactamente con el de Tesorería.
Fig. 4. Balance síntesis
La figura 4 constituye un ejemplo de balance síntesis que, a continuación, ya puede interpretarse.
Comparación Activo circulante-Exigible cp
La situación ideal es que el Activo circulante sea casi el doble que el Exigible cp. Si es muy inferior, constituye un indicativo de que la farmacia va a tener dificultades para atender sus pagos, y si es muy superior, indica que quizá no se están optimizando los recursos y se está perdiendo rentabilidad.
En el ejemplo de este artículo, el circulante no alcanza el doble del Exigible a corto plazo, por lo que sería conveniente revisar la política de cobros y pagos de la farmacia en cuestión.
Comparación Realizable-Disponible cp
La equivalencia óptima de esta comparativa es que la suma de Realizable-Disponible sea casi igual al Exigible a corto plazo. Su finalidad es complementar el análisis anterior, ya que puede suceder que la proporción Circulante-Exigible cp sea adecuada, pero que haya unas existencias demasiado elevadas que no permitan hacer frente a las obligaciones más inmediatas.
Por ello, si el Realizable-Disponible es mucho más pequeño que las Deudas a corto plazo, la farmacia tendrá problemas para atender sus pagos. Por el contrario, si es mucho más grande, pueden existir recursos ociosos.
Continuando con el caso práctico, el Realizable-Disponible, al ser ligeramente inferior al Exigible a corto plazo, confirma la afirmación anterior. Por ello, aunque no se esté ante una situación preocupante, sí es preciso prestarle atención ya que, indirectamente, este desequilibrio puede generar nuevas necesidades financieras que incrementen las deudas.
Comparación Fondos propios-Pasivo
Se pretende evaluar si la oficina de farmacia está suficientemente capitalizada, comprobando que los Fondos propios representen el 40-50% del Pasivo.
Si el Neto patrimonial es muy inferior, significa que la empresa se encuentra demasiado endeudada, y si es muy superior, ello implica que acudiendo a la financiación ajena podría obtenerse una mayor rentabilidad.
En la situación del ejemplo, se comprueba que la farmacia está excesivamente apoyada en sus Fondos propios. No obstante, anteriormente ya se ha comentado que debía vigilar su Exigible a corto plazo. Ello implica que la financiación de su Activo fijo debería ir acompañada de un endeudamiento superior a largo plazo. De esta manera, podría invertir particularmente el dinero disponible en inversiones alternativas o dedicarlo a consumo.
ANÁLISIS DEL BALANCE DE SITUACIÓN
El análisis del balance de situación a través de ratios se puede subdividir en dos apartados:
- Estudio de la solvencia de la oficina de farmacia.
- Estudio del endeudamiento.
Análisis de la solvencia
Antes de exponer cómo analizar la solvencia, hay que aclarar que existen dos conceptos:
- Solvencia entendida como capacidad. Significa que la oficina de farmacia tiene bastante Activo como para hacer frente a sus obligaciones de pago. En caso contrario, implicará que está en situación de quiebra.
Se define como:
Solvencia = Activo real - Deudas
- Solvencia entendida como puntualidad (solvencia corriente). Supone que la farmacia posee suficiente capacidad para atender a sus compromisos en las fechas previstas.
Para evaluar la solvencia corriente existen varias ratios (fig. 5): la de Liquidez, la de Tesorería y la de Disponibilidad.
Fig. 5. Ratios para evaluar la solvencia corriente
Ratio de Liquidez
Esta ratio suele denominarse también ratio de Solvencia y razón del circulante. Se expresa como:
En teoría, si la ratio es igual a 1, implica que con los recursos de Circulante que dispone la farmacia va a poder satisfacer sus obligaciones a cp.
Desde el punto de vista de terceros, este valor confiere cierta seguridad de que se va a devolver la Deuda. No obstante, no podemos hablar de certeza absoluta, puesto que si por causas extraordinarias se origina una pequeña pérdida de valor del Circulante, la farmacia no va a poder atender a sus obligaciones de pago.
Por otro lado, desde el punto de vista de la oficina de farmacia, si bien demuestra que va a poder satisfacer todo lo que debe, no hay que perder de vista que deberá procederse a una nueva financiación del circulante. Por este motivo, se considera que el valor 1 es un poco justo y lo aconsejable es una ratio que oscile entre 1,5 y 2. Si es superior a 2 se considera un valor excesivamente alto, que indica que existen recursos ociosos y se está perdiendo rentabilidad. La fig. 6 muestra un ejemplo del cálculo de la ratio de Liquidez.
Fig. 6. Ratio de Liquidez
Ratio de Tesorería
En términos coloquiales, suele denominarse la «prueba ácida». Se define como:
Una ratio cercana a la unidad indica que la farmacia está en una excelente posición, puesto que con sus masas más líquidas va a poder satisfacer todas las partidas integrantes del Pasivo circulante. Por el contrario, si está por debajo, existirán tensiones de liquidez, y si está por encima, probablemente se estará perdiendo rentabilidad.
Cabe afirmar que la de Tesorería es una ratio complementaria a la de Liquidez, puesto que si ésta da un valor 2 y la de Tesorería un valor bastante inferior a 1, implica que la mayor parte de ésta se halla invertido en existencias y, por tanto, la posibilidad de cumplir a tiempo con las obligaciones de pago es remota (fig. 7).
Fig. 7. Ratio de Tesorería
Ratio de Disponibilidad
Se forma con el siguiente cociente:
Cabe destacar que es difícil establecer un valor para esta ratio, puesto que el Disponible suele oscilar a lo largo del año. Normalmente, si se realiza un análisis interno, es conveniente operar con el importe medio de los 12 meses.
No obstante, algunos autores han establecido como valores orientativos que una ratio inferior a 0,1 es muy peligrosa, y si se sitúa por encima del 0,3, existen recursos ociosos (fig. 8).
Fig. 8. Ratio de Disponibilidad
Análisis del endeudamiento de la oficina de farmacia
Las ratios de endeudamiento sirven para ofrecer una visión del grado de capitalización de la oficina de farmacia, de la calidad de la deuda y del impacto de los gastos financieros en el beneficio de la oficina.
Ratio de Endeudamiento
Es la ratio fundamental dentro del análisis del Pasivo del balance y se define como:
Representa la garantía que existe de pago frente a terceros. No se puede afirmar que este endeudamiento, considerado aisladamente, sea bueno o malo, ya que no está midiendo la capacidad financiera de la empresa, sino que está indicando si el respaldo de la deuda es más o menos amplio.
No obstante, los bancos y cajas de ahorros suelen calcularlo cuando se les solicita financiación, puesto que indica las posibilidades que ofrece la oficina de farmacia de devolver la deuda contratada.
En términos referenciales, el valor óptimo de esta ratio se sitúa en 0,5-0,6. Si es superior a 0,6, indica que el endeudamiento es excesivo, pero si es muy inferior a 0,5, puede ser que la empresa esté perdiendo rentabilidad por exceso de fondos propios.
Asimismo, si se busca la equivalencia con el análisis de porcentajes, se encontrará en la comparación Fondos propios-Pasivo.
Dentro del balance que se está realizando a modo de ejemplo en este artículo, el cálculo de esta ratio vuelve a indicar que la farmacia está perdiendo rentabilidad por exceso de financiación propia (fig. 9).
Fig. 9. Endeudamiento
Ratio de Calidad de la deuda
La ratio de Calidad de la deuda se calcula mediante el siguiente cociente:
Normalmente, analizar la calidad de la deuda suele ser más interesante para los acreedores que para la propia farmacia en sí, puesto que, al mismo nivel de endeudamiento, indica si los pagos están muy concentrados a corto plazo y, en consecuencia, si se van a generar tensiones que podrían dificultar la devolución de la Deuda. A nivel cuantitativo, cuanto menor sea esta ratio, mejor.
También se podría ir más allá y distinguir entre Deuda garantizada o no, evaluando más detalladamente los años de vencimiento de la Deuda a largo plazo.
Por último, para complementar el análisis del Endeudamiento se tendría que calcular la ratio de Gastos financieros y la ratio de Devaluación de préstamos, que se abordan a continuación.
ANÁLISIS DE LA RENTABILIDAD FINANCIERA A TRAVÉS DE RATIOS
En términos económicos, la rentabilidad financiera se define como el Beneficio neto de impuestos que obtiene la oficina de farmacia, en relación con los fondos propios aportados.
No obstante, como el lector conoce bien, el farmacéutico está sujeto al Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas, y ello implica que el rendimiento de su negocio tributa conjuntamente con el resto de las fuentes de renta que obtenga (pisos, dividendos de acciones, etc.), por lo que resulta bastante difícil de separar la parte del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que recae en la actividad empresarial.
Por ello, para evaluar el Beneficio neto cabe proponer un esquema de trabajo que pretende delimitar el verdadero coste fiscal relacionado con la oficina de farmacia. La metodología a seguir es la que se muestra en la figura 10.
Fig. 10. Procedimiento para la evaluación del Beneficio neto
Una vez establecidas las pautas para conocer el Beneficio neto, procede volver a la interpretación de la ratio de rentabilidad financiera.
Para que la inversión resulte adecuada, lo ideal sería que la ratio mencionada presentara un rendimiento superior a la colocación del dinero sin riesgo, es decir, la Deuda Pública. No obstante, como la farmacia es un negocio familiar en el que puede contratarse al cónyuge e hijos asignándoles un sueldo, podría adicionarse éste al beneficio, para hallar un resultado más realista.
Además se debe valorar la incidencia de aspectos cualitativos, como el hecho de ser propietarios de la empresa, ejercer la profesión elegida, etc., que pueden pesar más que la inversión de los recursos propios en mercados financieros. En cualquier caso, el hecho de tomar estos últimos como referencia, o compararse con la media del sector, es una buena orientación para evaluar cuál es el resultado de la gestión desarrollada. Por ello, es recomendable acudir a los colegios profesionales, las asociaciones de farmacéuticos empresarios o las cámaras de comercio, para solicitar datos sobre estudios realizados que sirvan de base comparativa.
Descomposición de la Rentabilidad financiera
Por otro lado, profundizando más en este análisis, es útil descomponer la ratio de Rentabilidad en varias subratios. La idea inicial consiste en multiplicar Ventas/Ventas, Activo/Activo, Resultado explotación/Resultado explotación por la Rentabilidad financiera y reestructurar la composición de estas relaciones, obteniendo al final las equivalencias que aparecen en la figura 11.
Fig. 11. Descomposición de la Rentabilidad financiera
El fundamento de esta descomposición estriba en detectar dónde está el origen del problema, en los casos de pérdida de rentabilidad, y en determinar los puntos fuertes y débiles del negocio. Además este análisis puede servir para emitir un juicio encaminado a incidir en la rentabilidad futura de la oficina de farmacia. No hay que olvidar que, a veces, puede resultar interesante perder un poco de rentabilidad actual para conseguir mejorar la futura.
Ratios de Rentabilidad financiera
La Rentabilidad financiera puede analizarse a partir de diferentes subratios.
Subratio de Rotación
Informa sobre las ventas que la oficina de farmacia está consiguiendo en relación a la inversión en Activo que el titular ha realizado. En cualquier caso, cabe matizar que es más realista comparar Ventas con Activo funcional.
Si la rentabilidad financiera desciende, por la caída de la ratio de rotación, ello puede implicar que:
Se ha vendido menos que en el ejercicio anterior, con la misma inversión en Activo. En esta situación el farmacéutico deberá evaluar las causas del descenso y diseñar una estrategia comercial (mejora de la atención al cliente, merchandising, etc.).
Se ha vendido más o menos igual, pero se ha invertido mucho en Activo. En este contexto, el titular de la oficina de farmacia deberá reflexionar sobre si su política de inversiones es adecuada, puesto que con más recursos está consiguiendo la misma cifra de ventas. No obstante, no hay que perder de vista que si se trata de una buena inversión, enfocada a un intento de mejora del servicio al consumidor, puede tener un efecto positivo en el futuro. De todas maneras, dado que la oficina de farmacia no se caracteriza por necesitar una maquinaria de alta tecnología, se debe ser especialmente cauto a la hora de realizar estas valoraciones.
Si se produce la situación contraria (es decir, un aumento de la rotación), puede deberse a varias causas:
Un aumento de las Ventas, en relación con la misma inversión. Este hecho puede implicar que se está siguiendo una estrategia comercial adecuada de forma cómoda, lo que supone que se está actuando eficientemente. No obstante, se ha de estar atento a las mejoras que introduzca la competencia, para que ello no resulte perjudicial en el futuro.
Un descenso del Activo. Como sucedía en el análisis anterior, este dato puede tener una lectura positiva y otra negativa. En principio, puede ser indicativo de que se está actuando bien, puesto que se consiguen las mismas ventas optimizando al máximo los recursos. De todas maneras, se ha de estar a la expectativa y mirar si la gestión desarrollada realmente asegurará una buena política a largo plazo.
Subratio de Margen
Si la subratio de Margen desciende, puede ser debido a un aumento importante de los gastos generales, por lo que es conveniente proceder a su revisión. Por el contrario, si se incrementa, supondrá que éstos han descendido y, por tanto, deberá analizarse si dicha reducción es acertada.
Cabe destacar que la oficina de farmacia no tiene apenas libertad para la fijación de los precios. Por este motivo, su única variable para incidir sobre el Margen es el nivel de gastos.
Una vez llegados a este punto, es preciso matizar que el producto de la Rotación por el Margen arroja la Rentabilidad económica o Rendimiento (fig. 12).
Fig. 12. Rentabilidad económica
Esta ratio permite evaluar la productividad y la evolución del Activo de la farmacia. Cabe señalar que, al igual que la Rotación, se puede calcular con el Activo funcional en vez de con el Activo total.
Subratio de Apalancamiento financiero
El Apalancamiento financiero mide el efecto positivo o negativo del Endeudamiento para la oficina de farmacia. En principio, su aumento lleva asociada una subida de los gastos financieros, y por tanto, una reducción del Beneficio neto, si todo lo demás permanece invariable. No obstante, si los Fondos propios disminuyen en mayor proporción, la Rentabilidad de la oficina de farmacia se comportará de modo favorable, ya que, comparativamente, con menos recursos se estará obteniendo un porcentaje de beneficio superior. En caso contrario, al ser neutralizado el beneficio generado por los gastos financieros, el Endeudamiento será negativo para la oficina de farmacia.
Como conclusión, cabe afirmar que si el Apalancamiento financiero es positivo, la deuda será conveniente y si es negativo, implicará que es perjudicial para la oficina de farmacia. Además, este análisis puede ser complementado por el estudio de los efectos de los gastos financieros en la oficina de farmacia y por el análisis del cash-flow, que se muestra a continuación.
Ratios de Gastos financieros
Las ratios de Gastos financieros permiten conocer si la farmacia puede soportar el Endeudamiento, puesto que a igualdad de Deudas siempre reaccionará mejor una farmacia con mayor beneficio y facturación.
La primera de estas ratios compara los Gastos financieros con las Ventas.
A nivel estándar, se suele decir que una ratio superior a 0,05 es excesiva y una entre 0,05 y 0,04, preocupante.
La segunda ratio relaciona el Beneficio de la actividad ordinaria con los Gastos financieros.
Esta ratio ha de ser lo más elevada posible y superior a 1 para no tener pérdidas, ya que puede darse el caso de farmacias que tengan un buen resultado de explotación y que éste se vea mermado por los gastos financieros.
Ratio de Devolución de préstamos
Este cociente va relacionado con el anterior, puesto que cuantos más recursos genere la farmacia, más facilidad tendrá para devolver los préstamos. Se define como sigue:
BIBLIOGRAFÍA GENERAL
Amado Guirado J. Manual de gestión empresarial. Tomos I y II. Oficinas de farmacia. Valencia: CISS, 1995.