Iniciamos en este número el tercer módulo de este Curso Básico de Gestión Financiera, elaborado por el equipo de expertos de Planificación Jurídica-Centro de Documentación. Esta entrega es una introducción al balance de situación como instrumento para analizar el patrimonio de una empresa.
Uno de los elementos más importantes para analizar el patrimonio de la oficina de farmacia, es el balance de situación. Por este motivo, dedicamos este capítulo a definir cuál es su contenido.
Concepto de balance de situación
El balance de situación es un estado contable que refleja la situación patrimonial de la oficina de farmacia en un momento dado, normalmente coincidiendo con el final del ejercicio. Este documento contable se subdivide en dos conceptos muy importantes: activo y pasivo.
El activo está compuesto por la suma de una relación de bienes (local, utillaje, mobiliario, etc.) y derechos (cantidades pendientes de cobro de Seguridad Social). Por otro lado, el pasivo está integrado por los fondos propios aportados por el farmacéutico y por las deudas que ha sido necesario contraer para el buen funcionamiento de la oficina de farmacia (compromisos de pago con mayoristas y laboratorios farmacéuticos, deudas con la Administración, etc.).
La premisa más básica que ha de cumplir un balance es que el activo sea igual al pasivo. No obstante, esta es una descripción un tanto simplista del balance de situación. Conviene ordenarlo en función de masas patrimoniales.
Ordenación del balance de situación
El balance de situación se articula en los siguientes apartados.
Activo
Todos los bienes y derechos que integran el activo se ordenan de menor a mayor liquidez, entendiendo por este concepto la capacidad para convertir un bien o derecho en dinero. Es decir, el local de la oficina de farmacia tiene menos facilidad para convertirse en dinero que las existencias, por lo tanto irá situado al principio. En cambio, como el disponible de la caja registradora es perfectamente líquido, al ser ya dinero, se colocará en los lugares finales del balance.
Por lo que hace a la estructuración del balance, debemos distinguir dos conceptos: el activo fijo y activo circulante.
Activo fijo o inmovilizado. Son aquellos bienes o derechos que han de permanecer en la oficina de farmacia más de un ejercicio económico y cuya finalidad no es la venta o realización inmediata (Ejemplo: locales, mobiliario)
Activo circulante. Son aquellos activos que, por su propia naturaleza, deben ser enajenados o hechos efectivos rápidamente, siendo su duración media inferior a un ejercicio económico (existencias, clientes, disponible).
Masas patrimoniales del activo fijo del balance. A continuación vamos a exponer las principales masas patrimoniales que componen el balance de situación, siguiendo el esquema del Plan General de Contabilidad (PGC). Dentro del activo fijo, se encuentran las siguientes partidas:
* Gastos de establecimiento. Son aquellos gastos necesarios para la puesta en marcha de la oficina de farmacia (gastos jurídicos de apertura, estudios económicos, etc.) que, por su cuantía, se distribuyen en varios ejercicios, para no distorsionar la cuenta de resultados.
* Inmovilizado inmaterial. Se trata de aquellos activos de duración superior al año que presentan un carácter intangible (derechos de traspaso, fondo de comercio, derechos sobre bienes en régimen de arrendamiento financiero).
* Inmovilizado material. Comprende todos los bienes tangibles de permanencia en la empresa superior a un ejercicio económico (local de la oficina de farmacia, mobiliario, utillaje, etc.). Las amortizaciones se presentan dentro de esta partida en signo menos.
* Inmovilizado financiero. Se trata de inversiones financieras adquiridas con idea de durabilidad. Dentro de este grupo, pueden incluirse las acciones o depósitos que deben realizarse para operar con mayoristas farmacéuticos.
Otra partida más dudosa en cuanto a análisis financiero la constituyen los gastos a distribuir en varios ejercicios, puesto que dentro del esquema del PGC no integran el inmovilizado. En nuestra opinión, deben incluirse dentro del activo fijo, puesto que, si bien incrementan su valor, el efecto que producen es un aumento en el mismo sentido en el pasivo.
Son las siguientes:
Masas patrimoniales del circulante.
* Existencias. Se relacionan todos los medicamentos y productos farmacéuticos.
* Deudores. Corresponden a los derechos de cobro de la oficina de farmacia, frente a clientes y la Seguridad Social.
* Inversiones financieras temporales. Son todas las inversiones financieras cuya finalidad es gestionar puntas de tesorería.
* Tesorería. Hace referencia a las partidas de caja y bancos.
* Ajustes por periodificación. Corresponde a la parte de pagos anticipados realizados en el ejercicio, cuyo gasto corresponde al ejercicio posterior (primas de seguro, etc.).
Pasivo
El pasivo del balance de situación está formado por los fondos propios que ha aportado el farmacéutico y por todas las obligaciones de pago incurridas a lo largo de la gestión diaria de la oficina de farmacia.
Fondos propios. Es lo que el farmacéutico percibiría si en el momento de confección del balance vendiera la totalidad del negocio por su valor contable. Están integrados por el capital inicial que, a diferencia de las sociedades capitalistas, es variable; por los resultados del ejercicio, por los resultados negativos de ejercicios anteriores y por las reservas.
Asimismo, el epígrafe fondos propios puede denominarse neto patrimonial, pasivo no exigible y capitales propios.
Acreedores a largo plazo. Son todas las obligaciones de pago cuyo vencimiento es superior al año. En algunos tratados de análisis financiero encontraremos este mismo concepto bajo la terminología de exigible a largo plazo o deudas largo plazo.
Acreedores a corto plazo. Se trata de todas las deudas cuyo vencimiento es inferior al año. También se llama exigible a corto plazo o deudas a corto plazo. Otro aspecto a tener en cuenta, para posteriormente elaborar ratios y estudiar el fondo de maniobra, es el de los recursos permanentes, definido como la suma de fondos propios y exigible a largo plazo.
Aspectos prácticos en la confección del balance de situación
Dentro de la oficina de farmacia se pueden presentar varias situaciones:
* El farmacéutico se encarga de la gestión de compras personalmente, pero no quiere saber nada del proceso de la contabilidad. Por este motivo, contrata a un gestor para que le confeccione la misma. En esta situación, el balance de situación será preparado por éste y el farmacéutico no tendrá por qué preocuparse de su elaboración. En la mayoría de los casos, este documento le será presentado con carácter anual. En consecuencia, si desea más información, deberá pactar comercialmente el contenido del servicio.
* El titular de la oficina de farmacia lleva por sí mismo la contabilidad. Si está informatizada, la mayoría de los paquetes del mercado confeccionan el balance de situación automáticamente.
* El titular de la oficina de farmacia confecciona manualmente la contabilidad. Entonces, deberá proceder a agrupar los saldos finales.
Análisis del balance de situación mediante porcentajes
Una vez obtenido el balance de situación según el PGC, puede realizarse un balance síntesis, calculando porcentajes y agrupando partidas. No obstante, un aspecto que hay que tener en cuenta si se consultan manuales de análisis financiero, es que la terminología no es la misma que la del PGC. Por ello, a continuación mostramos un esquema de balance de situación adaptado a este criterio. Como el lector recordará, las equivalencias ya han sido estudiadas en el apartado de conceptos introductorios. Solamente nos queda definir el concepto «realizable», que está integrado por las masas patrimoniales de deudores, ajustes por periodificación, inversiones financieras y el concepto de «disponible», que se corresponde exactamente con el de «tesorería».
A continuación reformularemos nuestro ejemplo, en dichos términos (ver recuadro).
A partir de aquí, ya podemos proceder a la primera interpretación del mismo.
Comparación del activo circulante-exigible a corto plazo
La situación ideal es que el activo circulante sea casi el doble que el exigible a corto plazo. Si es mucho menor, es indicativo de que la farmacia va a tener dificultades para atender sus pagos; si es mucho mayor, nos muestra que quizá no se están optimizando los recursos y se pierde rentabilidad.
En nuestro ejemplo (ver recuadro), el circulante no alcanza el doble del exigible a corto plazo, por lo que sería conveniente revisar nuestra política de cobros y pagos.
Comparación realizable+disponible-exigible a corto plazo
La equivalencia óptima de esta comparación es que la suma de realizable-disponible sea casi igual al exigible a corto plazo. Su finalidad es complementar el análisis anterior, ya que puede suceder que la proporción circulante-exigible a corto plazo sea adecuada, pero que tengamos unas existencias demasiado elevadas que no nos permitan hacer frente a las obligaciones más inmediatas.
Por ello, si el realizable-disponible es mucho más pequeño que las deudas a corto plazo, la farmacia tendrá problemas para atender sus pagos. Por el contrario, si es mucho más grande, pueden existir recursos ociosos.
Continuando con nuestro caso práctico (ver recuadro), el realizable-disponible, al ser ligeramente inferior al exigible a corto plazo, nos confirma nuestra afirmación anterior. Por ello, aunque no estemos ante una situación preocupante, sí que debemos prestarle atención, puesto que, indirectamente, este desequilibrio puede generar nuevas necesidades financieras que incrementen nuestras deudas.
Comparación fondos propios-pasivo
Se pretende evaluar si la oficina de farmacia está suficientemente capitalizada, comprobando que los fondos propios representen el 40-50% del pasivo.
Si el neto patrimonial es muy inferior, significa que la empresa se encuentra demasiado endeudada y, si es muy superior, implica que acudiendo a la financiación ajena podría obtenerse una mayor rentabilidad.
En nuestra situación, se comprueba que la farmacia está excesivamente apoyada en sus fondos propios. No obstante, veíamos anteriormente que debía vigilar su exigible a corto plazo. Ello implica que la financiación de su activo fijo debería ir acompañada de un endeudamiento superior a largo plazo. De esta manera, podría invertir particularmente el dinero disponible en inversiones alternativas o dedicarlo a consumo.