Implantación en un centro de salud de una herramienta informática con el objetivo de facilitar el control de caducidades y garantizar la adecuada trazabilidad de los medicamentos existentes en los botiquines. El proceso se inicia con el registro de entrada de los medicamentos (marca y principio activo), lotes, caducidades y cantidad en la aplicación informática, y al final de cada mes se imprime el informe de caducidades por lotes procediendo a su retirada del botiquín. El programa también permite obtener un informe con los lotes de los medicamentos almacenados permitiendo su rápida localización y retirada en caso de alerta farmacéutica de la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios. El nuevo sistema agiliza y mejora el control y retirada de los medicamentos ya que ahora se revisan lotes y no unidades de ampollas o comprimidos. Ante los buenos resultados obtenidos, se procederá en los próximos meses a su implantación en el resto de centro de salud del Distrito, mediante formación dirigida a los responsables de botiquines.
Deployment Health Center (CS) of a tool, in order to facilitate monitoring of expiry dates and ensure proper tracking of existing drugs in the medicine chest. The process begins with check of drugs (brand and active), batch, expiry dates and quantity in the software, and end of each month to print the batch report forfeitures to the removal of the medicine chest. The program also allows for a report with lots of drugs stored enabling the rapid location and retrieval in the event of drug alert from the Spanish Agency of Medicines and Health Products (Competent Authority). The new system streamlines and improves the control and removal of drugs and lots now reviewed and no blisters or compressed drives. Given the good results obtained, we proceed in the coming months to its implementation in the rest of CS District by training for those responsible for first aid kits.
Justificación y contexto
Durante la revisión periódica de los botiquines de un distrito por parte de los farmacéuticos, se siguen detectando medicamentos caducados a pesar de la existencia de un Protocolo de Gestión de Botiquines y de una persona responsable del mismo. Si bien es una actividad fundamental, debido a lo laborioso que resulta, termina por realizarse de forma no adecuada con el consiguiente riesgo de administrar algún medicamento caducado.
Objetivo
Proporcionar una herramienta informática al responsable del botiquín que mejore y facilite el control adecuado de caducidades de los medicamentos, garantizando que se administran al paciente en condiciones óptimas de eficacia y seguridad.
Actividad
Se diseñó una base de datos en Access® compatible con el paquete ofimático instalado en todos los ordenadores del distrito. Se instaló para su pilotaje y evaluación en el punto de trabajo del responsable del botiquín (coordinador de enfermería del centro) al que se formó en su manejo y en la nueva forma de gestión del botiquín por lotes y no por unidades.
El programa contiene la tabla con los medicamentos aprobados por la Comisión Farmacoterapéutica para los centros y permite registrar los lotes, cantidades y caducidades durante su recepción. La explotación de los datos permite obtener dos tipos de listados; el primero contiene aquellos medicamentos cuyos lotes tengan una caducidad igual o inferior al mes en curso para proceder a su retirada. El segundo proporciona la relación de todos los medicamentos, con sus diferentes lotes, que pueden encontrarse en el centro, con el fin de borrar del programa aquéllos que se hayan consumido, para conocer las existencias aproximadas o para obtener una rápida identificación en caso de alerta farmacéutica de la Agencia Española de Medicamentos y Productos Sanitarios.
Resultados
La aplicación informática se instaló en un centro de salud (CS) en el ordenador del responsable del botiquín (coordinador de enfermería del centro). De acuerdo con el Protocolo de Gestión de Botiquines todos los medicamentos una vez recibidos deben registrarse antes de su colocación (fig. 1). El almacenamiento se hace por lotes, poniendo delante los que van a caducar antes. No se colocan las ampollas o los comprimidos sueltos dentro de las gavetillas.
Figura 1. Pantalla aplicación informática para el registro de los medicamentos, lotes, cantidades y caducidades durante el proceso de recepción.
Monitorización y evaluación
Cada mes, el programa saca 2 listados, el primero con los lotes que caducan en ese mes (fig. 2) y el segundo con los lotes y caducidades de cada medicamento para borrar aquéllos que ya se hayan consumido.
Figura 2. Informe de medicamentos caducados.
Tras la visita al CS del farmacéutico referente del mismo, se constató la inexistencia de medicamentos caducados (carro de parada, frigoríficos, sala de curas, urgencias y almacén), así como la correcta colocación por lotes y la satisfacción de los responsables del centro con el nuevo método de revisión de caducidades.
Conclusiones
Implantar un software que facilite y simplifique la gestión del control de caducidades puede resultar clave para garantizar el control mensual en todos los CS por lo que se prepara un curso dirigido a todos los profesionales responsables de botiquines del resto de los CS del distrito para presentar la herramienta y su funcionamiento incidiendo en el tiempo ahorrado y la importancia del adecuado registro y control periódico de las caducidades de los medicamentos.
Los Protocolos de Gestión de Botiquines no son suficientes para garantizar el control mensual de caducidades. Es preciso dotar de herramientas que faciliten y simplifiquen las tareas.
Agradecimientos
A los compañeros del Distrito Bahía de CádizLa Janda y del Centro de Salud Puerto Santa María por su colaboración e implicación en el trabajo desarrollado.
Conflicto de intereses
Los autores declaran que no tienen ningún conflicto de intereses.
Recibido el 18 de marzo de 2011; aceptado el 7 de mayo de 2012
* Autor para correspondencia:
Correo electrónico: mgladron@gmail.com (M.. Ladrón de Guevara García).
Bibliografía recomendada
De la Fuente Rodríguez A, Fernández Lerones MJ. Vigilancia y control de eventos adversos en la asistencia sanitaria. Análisis de riesgos en un Servicio de Urgencias de atención primaria. SEMG. 2010.
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Torres Bouza C, Mataix Sanjuán A, Morales Serna JC. Manual de Farmacia de Atención Primaria. En: San Martin Ciges MªD, Galeote Mayor M, editores. Los Botiquines en los Centros de Atención Primaria, Servicio de urgencia y Centros sociosanitarios. Normas de funcionamiento. 2003. p. 38998.