Cuando trabajamos con un programa de Microsoft Office y queremos guardar el archivo por primera vez, si pulsamos «GUARDAR» el programa lo archiva en un directorio que en aquel momento el usuario no conoce. Si, por el contrario, lo guardamos con «GUARDAR COMO...» se nos ofrecerá la posibilidad de escoger dónde lo guardamos, aunque se nos sugerirá, por defecto, el lugar donde lo ha hecho con la opción «GUARDAR».
El sitio en que se guarda no es un misterio, sino que, al contrario, podemos conocer y, lo que es más importante, modificar.
Para ello, en Word, deberemos hacer lo siguiente: seleccionar el menú «HERRAMIENTAS», escoger «OPCIONES» y en la pantalla resultante (fig. 1) elegir la pestaña «UBICACIÓN DE ARCHIVOS». En ella se muestra un listado de tipos de archivos y el lugar donde se guardan por defecto. Con la opción «MODIFICAR...» se ofrece la posibilidad de cambiar esta opción mediante la navegación por todas las carpetas del ordenador y de elegir la más conveniente. Esta opción, aunque válida en general para cualquier componente de Office, puede ser ligeramente diferente según la versión de Excel, Access o de PowerPoint de que dispongamos.
Figura 1
En general, en los dos últimos programas citados deberemos efectuar la siguiente secuencia: seleccionar el menú «HERRAMIENTAS», escoger «OPCIONES» y en las pantallas resultantes, que se muestran en las figuras 2 y 3, respectivamente, elegir la pestaña «GENERAL» o «GUARDAR». Encontraremos una ventana denominada «CARPETA DE BASE DE DATOS PREDETERMINADA» o «UBICACIÓN PREDETERMINADA DE LOS ARCHIVOS», respectivamente, en la que se podrá escribir directamente la nueva ubicación elegida como predeterminada.
Figura 1
Figura 3
Reglas de oro para guardar los archivos
Aunque, en teoría, se puede guardar un archivo propio en cualquier ubicación, recomendamos hacerlo siempre bajo el paraguas de las carpetas específicas predeterminadas, ya que tienen propiedades especiales para el tipo de ficheros que van a contener:
• «Mis documentos»: para los documentos de texto que hemos creado con un editor de texto, tipo Word o similar.
• «Mis imágenes»: para los ficheros de imágenes.
• «Mi música»: para los archivos de música.
• «Mis vídeos»: para las películas u otros ficheros de vídeo.
Estas tres últimas pueden estar en la raíz de la unidad C o incluidas dentro de «MIS DOCUMENTOS». Otra razón de peso es que en estas carpetas podemos crear todas las subcarpetas y ramificaciones que queramos, añadir, mover y borrar archivos dentro de ellas sin que en ningún momento corramos el riesgo de borrar archivos necesarios para el buen funcionamiento de los programas y del sistema operativo.