El ritmo de descubrimientos y cambios a los que avanza la ciencia y la sociedad hacen que los conocimientos adquiridos deban actualizarse frecuentemente. Los integrantes de una oficina de farmacia deben también estar sometidos a esta actualización, que no se reduce sólo a temas sanitarios, sino también a distintos ámbitos que engloban aspectos como las ventas, la informática o los idiomas.
Invertir en formación es una apuesta de futuro que permite motivar al empleado, mejorar la imagen del equipo y la farmacia, fidelizar a los empleados y que ello repercuta a la vez en el rendimiento económico general del establecimiento.
Formación versus perfeccionamiento
La formación se basa en proporcionar a los empleados determinadas habilidades o ayudarles a corregir deficiencias en su rendimiento. Por su parte, el perfeccionamiento es la actividad destinada a proporcionar a los empleados las habilidades que la empresa necesitará en el futuro.
Es importante tener en cuenta las diferencias entre formación y perfeccionamiento, sobre todo en el momento de crear y evaluar programas de formación (tabla 1).
Bases de un proceso de formación
En un entorno tan competitivo como el actual, la actualización continua de las habilidades y la mejora del rendimiento de los empleados se ha convertido en una necesidad. Por ello, las empresas que se nieguen a dar formación a su fuerza de trabajo se privarán de contar con los recursos humanos necesarios para prosperar a corto plazo, e incluso para sobrevivir a medio y largo plazo. No obstante, antes de plantearnos un proceso de formación, deberíamos tener en cuenta los siguientes aspectos:
¿Definición de objetivos?
La oficina de farmacia debe tener claramente establecidos cuáles son sus objetivos. El éxito de un programa de formación dependerá de lo realistas que éstos sean y de la forma en que puedan conseguirse a través de la formación del equipo.
¿Puede conseguirse su cumplimiento a través de la formación?
La mejora o eliminación de los problemas de rendimiento es uno de los principales objetivos de los programas de formación. Sin embargo, los problemas de rendimiento pueden deberse a causas diversas, muchas de las cuales están más allá del control de los trabajadores; por tanto, la formación puede no tener ninguna influencia sobre ellas. Es prioritario en ese caso, antes de decidirse por la formación como solución a un problema, analizar la situación y determinar si la formación es la repuesta adecuada.
¿La formación es un coste o una inversión?
Antes de implementar un programa de formación, deben valorarse los costes derivados de los problemas que se quieren solucionar y los costes de la formación necesaria para eliminarlos. La única forma de determinar si la formación será un coste o una inversión será valorar en términos económicos los beneficios potenciales de ésta. Mientras que la formación en tareas duras (p. ej., introducción de nuevos programas) tiene un impacto directo sobre los resultados, el valor económico de las tareas blandas (p. ej., formación para trabajar en grupo) es de difícil cuantificación.
¿Tendrá resultados la formación?
Dada la gran cantidad de programas de formación que existe en el mercado, es complejo el diseño de una formación útil. Por ello, para que un programa sea eficaz debe cumplir determinados requisitos:
* Estar vinculado a los objetivos que persigue la oficina de farmacia.
* Entenderse su contenido y el objetivo de la formación.
* Adaptarse a la realidad de la farmacia, a las personas.
Diseño del programa de formación
Una mejora en el rendimiento de los empleados, en el espíritu de equipo y en el potencial de la farmacia puede conseguirse con un adecuado programa de formación.
* Determinación de las necesidades de formación. Qué necesidades deben ser satisfechas y qué problemas deben ser resueltos.
* Aplicación práctica del programa. Qué debe incluir el programa de formación.
* Evaluación de los resultados. Evaluación de la eficacia del programa de formación.
Determinación de las necesidades de formación
El objetivo es determinar si es necesaria la introducción de un programa de formación, y qué información se precisa para diseñar su contenido. Para ello se requiere realizar varios análisis y evaluaciones:
* Análisis organizacional. La observación de aspectos como la filosofía de empresa, los objetivos que se persiguen, el clima laboral existente, la importancia que tiene la formación para el titular y la existencia o no de presupuesto para iniciar un programa, nos indicarán dónde debe concentrarse la formación.
* Análisis de tareas. Consiste en evaluar qué tareas se deben llevar a cabo y cuáles son los conocimientos, habilidades y aptitudes (CHA) necesarios para desempeñar de forma adecuada un puesto de trabajo.
* Evaluación de las personas. Se basa en analizar cómo los empleados están desarrollando las tareas en sus puestos de trabajo para poder decidir quiénes necesitan formación. Como comentamos con anterioridad, es importante proporcionar formación cuando existen desajustes entre el rendimiento de un empleado y las expectativas de la empresa respecto a su puesto de trabajo. Es entonces cuando, a través de la evaluación del rendimiento, podremos identificar qué carencias tiene cada trabajador (CHA).
La determinación de necesidades permitirá establecer qué objetivos son prioritarios y cómo pueden cumplirse a través de la formación.
Aplicación práctica del programa
La información recopilada permitirá establecer formalmente qué resultados se pretenden obtener a través de un programa de formación:
* Lugar de formación. Puede desarrollarse tanto en el lugar de trabajo como fuera de éste. La formación en la oficina de farmacia, a pesar de los posibles inconvenientes que pueda ocasionar, como la alteración del ejercicio diario, fortalece el espíritu de equipo y fideliza a quienes la reciben. Fuera del puesto de trabajo, los cursos presenciales son la principal opción en la formación.
* Medios de formación. La proliferación de cursos on line ha abierto un importante abanico de nuevas posibilidades a escuelas y universidades.
* Tipos de formación. En la tabla 2 se muestran los principales tipos de formación, que son cinco.
Evaluación de los resultados
En esta etapa evaluaremos los resultados de los programas de formación puestos en práctica (fig. 1).
Fig. 1. Evaluación del proceso de formación.
En el proceso se deben establecer criterios que permitan reflejar las necesidades para las que el programa de formación fue diseñado. Las necesidades se transformarán en objetivos a cumplir, y en función de su consecución podremos evaluar la efectividad del programa formativo en su globalidad.
Perfeccionamiento
Como comentamos anteriormente, el perfeccionamiento es la actividad destinada a proporcionar a los empleados las habilidades que la empresa necesitará en el futuro, y está ligado con el desarrollo de su carrera profesional (fig. 2).
Fig. 2. Etapas del desarrollo profesional.
Que el titular de la oficina de farmacia se plantee invertir en el desarrollo de la carrera profesional de sus empleados depende de la expectativa de permanencia en la farmacia que tiene de ellos.
* Quién debe encargarse del programa. Qué necesidades deben ser satisfechas y qué problemas deben ser resueltos.
* Puesta en práctica del programa. Qué debe incluir el programa de formación.
* Valoración de necesidades. Evaluación de la eficacia del programa de formación.
Responsable del programa
En la oficina de farmacia, todos los empleados deberán desempeñar un papel activo en la definición, planificación y aplicación de sus programas de perfeccionamiento. Ello significa participar de forma activa en el desarrollo de sus carreras profesionales, pero no su control. La orientación por parte del titular de la oficina de farmacia es necesaria para el satisfactorio desarrollo del programa.
Puesta en práctica del programa
Es importante encontrar el adecuado equilibrio entre desarrollo profesional e interés particular. Una excesiva presión sobre los empleados respecto a su carrera profesional puede provocar bajo rendimiento, insatisfacción e incluso rotación del personal en lugar de entusiasmo y motivación.
Valoración de las necesidades
Diferentes edades y expectativas obligan a establecer nuevos enfoques en las tradicionales relaciones entre jefe y empleado, así como entre los propios trabajadores. Un sistema adecuado para valorar las necesidades del equipo pasa por ofrecer igualdad de oportunidades en formación y crecimiento profesional, eliminando tradicionales obstáculos por razón de sexo o edad.
Diseño de un programa de perfeccionamiento
No es tarea fácil establecer y diseñar un programa de perfeccionamiento. En su diseño hemos de considerar tres etapas básicas:
* Fase de evaluación. Identificación de las habilidades y carencias de los empleados.
* Fase de orientación. Orientación profesional y medios para cumplir sus metas profesionales.
* Fase de perfeccionamiento. Potenciación de habilidades propias.
Fase de evaluación
Consiste en evaluar los objetivos que tienen los empleados y la empresa para determinar las habilidades y las carencias existentes.
El análisis realizado por el propio empleado se conoce como autoevaluación y se lleva a cabo de forma práctica a través de herramientas como los ejercicios de evaluación de habilidades (cuadernos de trabajo) y la determinación de intereses profesionales y valores personales.
La evaluación realizada por la empresa tiene un carácter global y se realiza a través de instrumentos como los programas de evaluación, tests psicológicos o las evaluaciones del rendimiento. Cabe recordar que el titular de la farmacia debería tener una visión a largo plazo y, por tanto, no olvidar plantearse cuestiones como los ascensos profesionales e incluso planificar la sucesión.
Fase de orientación
Consiste en determinar el tipo de carrera profesional que quieren desarrollar los empleados y qué pasos deben seguir para cumplir sus metas profesionales.
Las dos principales herramientas de trabajo de que dispone el titular son la entrevista de asesoramiento individual, en la que, de forma personal, tratará de ayudar a los empleados para que examinen sus aspiraciones profesionales, y la información periódica de la evolución de su trayectoria.
Fase de perfeccionamiento
Implica dos aspectos claramente diferenciados: por un lado, se propone fomentar el crecimiento y la autosuperación personal de los empleados, mientras que, por otro lado, se trata de potenciar las habilidades propias para que puedan hacer frente a nuevos retos.
Las herramientas básicas que se utilizan en esta fase son: la preparación individual, con apoyo de material de soporte y tutorías desde el punto de vista individual, y la rotación de puestos de trabajo, de forma que los distintos empleados puedan adquirir una mayor base de habilidades.
El titular y el reto del perfeccionamiento
La actualidad en el mundo de las oficinas de farmacia es diversa, dado que conviven empleados de distintas edades, funciones y responsabilidades. Ello conlleva que los empleados jóvenes tengan diferentes necesidades de perfeccionamiento que los empleados de mediana edad o los que se encuentran cerca de la jubilación. Para este colectivo, la calidad de vida en el trabajo como objetivo de la carrera profesional está por delante de aspectos como la retribución salarial. La calidad de vida en el trabajo hace referencia a aspectos como el horario flexible o la posibilidad de permisos para temas personales (salidas fuera de temporada, etc.).
El colectivo de mediana edad se encuentra en una situación sustancialmente diferente. La estructura profesional cada día es más plana, por lo que existen muchos aspirantes y pocos puestos de trabajo por los que competir dentro de la misma oficina de farmacia. Dado lo reducido del mercado de trabajo, un gran número tratará de mantener lo conseguido hasta el momento sin tratar de destacar para no crear desequilibrios con sus compañeros de trabajo.
Los empleados de más edad se plantean cuándo les llegará el momento de la jubilación. Pero no debemos olvidar que muchos de ellos son grandes conocedores de la actividad que desarrollan y, correctamente estimulados, pueden alargar sus carreras profesionales.
Por otro lado, diferentes motivos pueden dificultar la puesta en marcha de programas de perfeccionamiento en la oficina de farmacia, y es aquí donde el autoperfeccionamiento se convierte en una tarea muy eficaz. En estos casos debemos diferenciar entre perfeccionamiento y promoción. En el perfeccionamiento es clave, desde el punto de vista individual, establecer una declaración de intenciones, fijarse unos objetivos razonables, ser responsables de nuestro propio crecimiento profesional y plantearse que la mejor inversión es uno mismo.
En la promoción es importante recordar que, si bien el cumplimiento de la propia función es importante, son claves las capacidades interpersonales, la positividad, la orientación al cliente, convertirse en una solución más que en un problema y tener espíritu de equipo por encima del protagonismo individual.
Un par de sugerencias
* Empezar formando grupos de trabajo dentro de la propia farmacia. Asignar a un farmacéutico del equipo --que irá rotando cada semana-- la tarea de recoger toda la información posible sobre nuevos lanzamientos de medicamentos, o la llegada al mercado de nuevas moléculas (se puede hacer lo mismo con las distintas áreas: cosmética, dietética, ortopedia, etc.). Éste deberá leer, resumir y redactar en un informe todas estas novedades y comentarlas con el resto del equipo para que así todos estén al día de las novedades del mercado.
* Solicitar a los laboratorios farmacéuticos preocupados por la formación en la oficina de la farmacia los cursos en forma de CD de formación en distintos ámbitos (informática, anatomía, etc.).
Aplicación práctica
* Análisis previo de la oficina de farmacia para conocer qué metas se persiguen, de qué medios humanos se dispone y de qué forma se pueden cumplir los objetivos a través de la formación.
* Implantar un programa de formación: quién es el responsable del programa, de qué forma se va a implementar y a quiénes se va a dirigir (motivar a los empleados para su correcta aplicación).
* A pesar de la existencia de formación externa, hay que recordar lo enriquecedora que puede llegar a ser la formación en la propia oficina de farmacia.
* Una vez se hayan implantado los cambios provenientes de la formación, es importante hacer reuniones periódicas de equipo para, tomando como base los objetivos de la farmacia a corto-largo plazo, sacar ideas enriquecedoras para seguir mejorando en los distintos campos (hacer que todo el equipo participe de manera activa en la farmacia hará que tengan más el sentimiento de unidad y pertenencia al grupo).
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