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Vol. 27. Núm. 1.
Páginas 91-93 (Enero 2008)
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Control de facturación de las recetas (I)
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Jordi Vintróa
a Contador del COF de Barcelona (jvintro001@cofb.net).
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Los continuos cambios en la forma de prescribir las recetas en papel para enfermos crónicos así como la necesidad de modular la facturación en los meses con mayor volumen para no sufrir la aplicación de un tramo superior en el escalado de descuento, aconseja lo siguiente:

• No realizar los grupos de facturación directamente en el mostrador.

• Llevar un control exhaustivo de que realmente todas las recetas se facturan.

Los programas informáticos ya tienen prevista la facturación a partir del número de receta captado en el momento de la dispensación, pero lo que no acostumbran a tener previsto es el seguimiento de la receta desde su entrada en la farmacia hasta la verificación de su cobro.

El objetivo de esta ficha es desarrollar un programa en Excel que nos facilite este control. El único requerimiento es que el programa de gestión facilite los datos necesarios en formato Excel, ya que seria inviable su introducción manual.

Primeros pasos

En primer lugar, vamos a diseñar el libro Excel de control mensual de facturación de recetas. En nuestro caso lo hemos dividido en las siguientes hojas:

• RESUMEN.

• G: recetas del SNS (régimen general), especialidades no visadas.

• P: recetas del SNS (pensionista), especialidades no visadas.

• GV: recetas del SNS (régimen general), especialidades visadas.

• PV: recetas SNS (pensionista), especialidades visadas.

• GE y GEV: recetas del SNS (régimen general), efectos no visados y visados.

• PE y PEV: recetas del SNS (pensionista), efectos no visados y visados.

• OTROS: resto de recetas del SNS.

Control de recetas de régimen general con especialidades no visadas

Para empezar, nos vamos a centrar en la hoja G de recetas de especialidades no visadas. Por ello, vamos a extraer de nuestro programa de gestión una relación de recetas dispensadas que contenga como mínimo los siguientes datos: número de receta, código de la especialidad, nombre de ésta, PVP e importe que se debe cobrar una vez descontada la aportación del paciente. Una vez pegado en la hoja vamos a obtener un listado (fig. 1). Como se ve en la hoja, también se pueden obtener otros datos que no son esenciales y no conviene trabajar con los CIP para no tener que tomar medidas de protección de datos.

Puede ser que no obtengamos un listado con cabeceras, en cuyo caso deberemos introducirlos manualmente.

A continuación escribiremos las cabeceras de las siguientes columnas:

• En J1: "SIT.", que nos va a indicar la situación de la receta en los grupos de facturación.

• En K1: "MF", que nos indica el mes de facturación.

• En L1: la fórmula: "=SUMA(L3:L1500)".

• En M1: la fórmula: "=SUMA(M3:M1500)".

• En N1: la fórmula: "=CONTAR.SI(L2:L1500;">0")". La cifra 1500 se establece para una farmacia que no alcance mensualmente tal volumen de recetas de este tipo. Si fuese superior deberíamos aumentar ese valor.

• En O1 escribiremos: "Grupos de recetas".

• En O2: "Línea".

• En P2: "CÓDIGO".

• En Q2: "DESCRIPCIÓN".

• En R2: "UNIDADES".

• En S2:"PVP"

• En T2: "APORTACIÓN".

• En V2: "Nº. RECETA".

• En X2: "GRUPO".

• En Y2: "A COBRAR".

• En Z2: "BASE DESC.".

• En AA2: "IMPORTE GRUPO".

Finalmente colocaremos las siguientes fórmulas en:

• Y1: "=SUMA(Y3:Y1500)".

• Z1: "=SUMA(Z3:Z1500)".

• AA1: "=SUMA(AA3:AA1500)". La cifra 1500 tiene la misma consideración anterior.

Al final el resultado será similar al de la figura 2.

Tenemos que tener en cuenta que estos encabezados y el contenido de las columnas pueden ser distintos en función de la información proporcionada por el programa informático.

A continuación extraeremos los datos de los grupos facturados o listos para facturar, es decir, que no van a ser modificados, y los colocaremos en las columnas respectivas.

En la figura 3 vemos un ejemplo de cómo puede quedar el resultado final. No hay que preocuparse por la información o por el orden con que el programa da el resultado, sólo se deberán ajustar las fórmulas a las celdas correspondientes.

Primer objetivo: confirmar la facturación de una receta

Vamos a utilizar la función «COINCIDIR», que es bastante desconocida. Nos colocaremos en J2 y, abriendo el listado de fórmulas, elegiremos «COINCIDIR» siguiendo el orden que se indica en la figura 4.

Aparece el cuadro de la figura 5. Tal como se indica en ella, en «VALOR BUSCADO» colocaremos I2 (que es la celda donde consta el número de la receta); en «MATRIZ BUSCADA» pondremos "V3:V1500", que es el rango de celdas donde están los números de las recetas facturadas, y en «TIPO DE COINCIDENCIA» pondremos 0 para que sea exacta. En caso de encontrar un valor, devuelve su posición relativa en la matriz y en caso contrario muestra "#N/A".

Para evitar que aparezca este símbolo vamos a insertar un formato de fuente blanco mediante la secuencia «FORMATO», «CELDAS...», «FUENTE», seguida de un formato condicional a partir de «FORMATO», «FORMATO CONDICIONAL», con el que vamos a conseguir que si el valor de la celda es mayor que cero la fuente sea azul (fig. 6), en la que se indica la secuencia con que se introducen los datos. Con esta acción hemos conseguido que, en caso de que el número de la receta que está en la celda indicada coincida con el número de alguna de las celdas que están en el rango de las facturadas, se indique la posición que ocupa, y que en caso contrario la celda permanezca en blanco.

Segundo ojetivo: cambiar el color del número de las recetas facturadas

Para conseguirlo vamos a introducir un formato condicional en la celda I2, en el que vamos a indicar que si el valor de la celda J2 es mayor que cero el color de la fuente sea roja. El modo de introducir este formato condicional se muestra en la figura 7.

Tercer objetivo: colocar el mes de facturación en la columna MF

Utilizaremos la función «SI», en la que le pediremos que si el valor de la celda J2, que hemos encontrado en el primer objetivo, es mayor que 0, coloque el número del mes de facturación en la celda. En nuestro ejemplo trabajamos con noviembre y, por tanto, será el 11.

La fórmula a introducir en K2 es: "=SI(J2>0;11)". Naturalmente, cada mes se deberá sustituir el número 11 por el del mes que corresponda.

Al igual que en los apartados anteriores colocaremos un formato blanco y, a continuación, un formato condicional para que en caso de que el valor de la celda sea mayor que cero se visualice en el color que queramos.

Cuarto objetivo: mostrar la posición de una receta dentro del rango de recetas facturadas

Vamos ahora a la celda W1, donde escribiremos la fórmula "=W2+1".

Con ello, al copiar la fórmula en la columna, nos va a dar un número correlativo en cada celda.

Complementariamente, colocaremos en L2: "=F2" y en M2: "=H2". Con esto ya tenemos la base para preparar la hoja. En primer lugar, marcaremos las celdas comprendidas entre J2 y M2, utilizaremos la función «COPIAR» y arrastraremos hasta la fila 1500 para «PEGAR».

Lo mismo lo haremos con la celda W2.

Quinto objetivo: mostrar el grupo donde está facturada una receta

Colocaremos el valor 1 en la celda X3 y lo copiaremos hasta la celda X27. En la celda X28 escribiremos la fórmula: "=X3+1" y luego la copiaremos hasta X52.

A continuación, marcaremos el rango comprendido entre las celdas X28 a X52, copiaremos y lo pegaremos en la celda X53, y así sucesivamente iremos pegando hasta la fila 1500. Debemos tener en cuenta que una vez pegados varios trozos podemos, a su vez, copiarlos enteros y pegarlos para ir más rápido. La única condición es no utilizar para esta acción el rango inicial de X3 a X27.

Con estas acciones ya tenemos un mínimo esquema para ir trabajando y podemos conseguir una hoja similar a la que se muestra en la figura 8. En ésta, en su parte superior, se muestran recetas facturadas y por facturar. En las primeras se indica la posición que ocupan en el conjunto de las facturadas que se muestran en la parte inferior.

Este libro de Excel que estamos creando va a dar para mucho más de sí y por ello continuará en próximas entregas.

Aviso preliminar

Como ya se irá indicando, la disposición de las columnas de la hoja deberá adaptarse a los datos proporcionados por el programa de gestión. En nuestro caso, hemos dejado las columnas comprendidas entre la A y la I y entre la O y la V para la introducción de los datos proporcionados por el programa de gestión, recetas dispensadas en el primer caso y facturadas en el segundo.

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