avanzada
En esta ficha vamos a completar la parte principal de la hoja de control mensual y anual de las ventas de la oficina de farmacia. Para refrescar la memoria, recordaremos que estamos diseñando un libro de Excel llamado CONTROL 2003 con una hoja denominada CAJA DIARIA, básicamente de introducción de datos, y que está preparada para que el mes de enero empiece en la celda A1, febrero en la A101, marzo en la A 201 y así sucesivamente. Asimismo, hemos creado otra hoja denominada CAJA MENSUAL en la que se van a reflejar, agrupados, los datos introducidos en CAJA DIARIA.
En la ficha anterior explicamos que el modo de vincular los valores es mediante la secuencia «COPIAR», en la columna de acumulados (B) de la hoja diaria y «PEGADO ESPECIAL...» y «PEGAR VÍNCULOS» en la celda adecuada de la hoja mensual.
FÓRMULAS DE LA COLUMNA ENERO
Si los lectores han intentado resolver el ejercicio que propusimos al final de la ficha anterior, en la columna D correspondiente a enero deberán haber introducido las siguientes fórmulas en su correspondiente celda:
* D3: « ='CAJA DIARIA'!$B$3 »
* D4: « ='CAJA DIARIA'!$B$4 »
* D5: « ='CAJA DIARIA'!$B$5 »
* D6: « ='CAJA DIARIA'!$B$6 »
* D7: « ='CAJA DIARIA'!$B$7 »
* D8: « ='CAJA DIARIA'!$B$8 »
* D9: « ='CAJA DIARIA'!$B$9 »
* D10: « ='CAJA DIARIA'!$B$10 »
* D11: « =SUMA(D2:D10) »
* D12: « =D13/D14 »
* D13: « ='CAJA DIARIA'!$B$2 »
* D14: « =D11+D13 »
* D15: « ='CAJA DIARIA'!$B$13 »
* D16: « ='CAJA DIARIA'!$B$12 »
* D17: « =D14 »
* D18: « 25 »
* D20: « =D13 »
* D21: « =D11 »
* D22: « =D13/D15 »
El resultado en pantalla correspondería al de la figura 1, en la que se reflejan los valores introducidos en la hoja CAJA DIARIA durante el mes de febrero.
Figura 1
Hay que hacer constar que ésta es una hoja dinámica, por lo que se irá actualizando a partir de los datos introducidos hasta el día de hoy y no hará falta esperar a final de mes para sacar conclusiones.
FÓRMULAS DE LA COLUMNA FEBRERO Y SUCESIVOS
Antes de proceder a introducir las fórmulas en la columna E, correspondientes al mes de febrero, aconsejamos que se haya creado la estructura del mes en la hoja CAJA DIARIA (hay que recordar que lo haremos a partir de la celda 101).
Una vez realizado este trabajo previo, vamos a crear las fórmulas de febrero. Para ello vamos a subdividir las celdas en dos tipos: por un lado, estarán las celdas con vínculo a la hoja CAJA DIARIA (E3, E4, E5, E6, E7, E8, E9, E10, E13, E15 y E16); por otro, estarán las restantes.
Para las primeras tenemos dos opciones: utilizar la secuencia que ya hemos visto de «COPIAR», en la columna de acumulados (B) de la hoja diaria y «PEGADO ESPECIAL...» y «PEGAR VÍNCULOS» en la celda adecuada de la hoja mensual, o con un simple «COPIAR» en la columna D y «PEGAR» en la columna E para corregir después manualmente la fila y la columna de la celda origen del vínculo.
En todo caso, las formulas de la columna E serán:
* E3: « ='CAJA DIARIA'!$B$103 »
* E4: « ='CAJA DIARIA'!$B$104 »
Y así sucesivamente. El resto de celdas también las dividiremos en dos tipos: por un lado, E11, E12, E14 y E22 serán un simple resultado de «COPIAR» y «PEGAR» de sus homólogas de la columna D, mientras que las fórmulas E17, E20 y E21 tendrán las siguientes fórmulas:
* E17: « =D17+E14 »
* E20: « =D20+E13 »
* E21: « =D21+E11 »
Finalmente, en E18 introduciremos manualmente el número de días del mes que vamos a trabajar.
En meses sucesivos, las celdas vinculadas funcionarán por el mismo procedimiento, mientras que desaparece la distinción entre las restantes, en las que se van a introducir las fórmulas con un «COPIAR» y «PEGAR» de sus homólogas de la columna anterior. Naturalmente, en las celdas de la fila 18 continuaremos introduciendo manualmente el número de días a trabajar, del mes correspondiente.
PLANTEAMIENTO DE LOS DATOS TRIMESTRALES
Los resultados recogidos de todos los meses del año terminan en la columna O, por lo que a partir de la columna P vamos a montar un sistema que nos muestre los datos de cada trimestre, los datos del primer semestre y los datos de los nueve primeros meses del año.
Solamente vamos a realizar los cálculos para aquellas celdas que verdaderamente nos aporten información y evitaremos las duplicidades.
Para empezar vamos a poner rótulos a las celdas siguientes:
* P2: « 1er. TRIMESTRE »
* Q2: « 2º TRIMESTRE »
* R2: « ACUMULADO »
* S2: « 3er. TRIMESTRE »
* T2: « ACUMULADO »
* U2: « 4º TRIMESTRE »
Las fórmulas a introducir son fáciles. En las filas 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 y 13 sumaremos los valores de las celdas correspondientes. Así, para la columna P o primer trimestre, la fórmula será: « =D+E+F ». Si, por ejemplo, se trata de la celda P3, la fórmula será « =D3+E3+F3 ».
En el mismo ejemplo, para la columna Q o segundo trimestre, será « =G3+H3+I3 »; para la columna S o tercer trimestre, será « =J3+K3+L3 », y para la columna U o cuarto trimestre, será « =M3+N3+O3 ».
En cuanto a las columnas de acumulados R y T, siguiendo el mismo ejemplo, las fórmulas serán para R3: « =P3+Q3 », y para T3: « =R3+S3 », o también « = P3+Q3+S3».
Para el resto de celdas vamos a utilizar las siguientes fórmulas:
* P11: « =SUMA(P3:P10) »
* P12: « =P13/P14 »
* P14: « =SUMA(P11+P13) »
* P16: « =P14/P15 »
* P22: « =P13/P15 »
Para las celdas homólogas a las del cuadro, de las columnas Q, S y U, será suficiente un simple «CORTAR» y «PEGAR».
Para las celdas de las columnas R y T (acumulados) las fórmulas serán:
* R3 a R10: « =Px+Qx » siendo x el número de fila.
* R11: « =SUMA(R3:R10) »
* R12: « =R13/R14 »
* R13: « =P13+Q13 »
* R14: « =P14+Q14 »
* R15: « =P15+Q15 »
* R16: « =R14/R15 »
* R22: « =R13/R15 »
Para la columna T será suficiente con «COPIAR» y «PEGAR» de la columna R.
El resultado se muestra en la figura 2.
Figura 2
Finalmente, si queremos hacer más comprensibles los datos podemos utilizar la opción «INMOVILIZAR PANELES», accesible al desplegar el menú «VENTANA». En nuestro caso, si colocamos el cursor en la celda C2 y activamos esa función, obtendremos una fijación de las dos primeras columnas, dejando completamente móviles las restantes, pudiendo presentar los resultados en una pantalla como la que se muestra en la figura 3.
Figura 3
NOTA
Ante cualquier problema o duda, es posible contactar con el autor a través de la siguiente dirección electrónica: jvintro001@cofb.net