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Vol. 24. Núm. 2.
Páginas 131-133 (Febrero 2005)
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Avanzada. Cómo relacionar tablas de datos
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Jordi Vintróa
a Contador del COF de Barcelona (jvintro001@cofb.net).
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Tablas (3)
Tabla 1. Esquema de la ficha
Tabla 2. Campos de la tabla proveedores
Tabla 3. Campos de la tabla productos
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Figuras (7)
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En la ficha anterior nos introducimos en el mundo de las bases de datos, creando incluso una muy rudimentaria en la que aprendimos a realizar una consulta básica. En esta entrega y en la siguiente complicaremos un poco las cosas, ya que vamos a relacionar dos bases de datos, una de proveedores y otra de productos, pensada para la gestión de los productos de compra directa.

El esquema de la ficha se muestra en la tabla 1.

Nociones básicas

Relacionar tablas nos permite reunir información almacenada en varias tablas y utilizarla como si formara una unidad. Esto presenta las siguientes ventajas:

* Realizar una única entrada de datos para una misma información que podrá ser utilizada en varias tablas.

* Crear subformularios y subinformes que tomaran la información de varias bases.

* Mantener reglas de integridad referencial que evitan que al introducir, modificar o eliminar registros se originen problemas de consistencia de la información.

Condiciones

Es necesario que ambas bases de datos contengan un campo en común, que debe ser «CLAVE PRINCIPAL» en una de las tablas. La que lo contenga será la «TABLA PRINCIPAL» y la que englobe el campo coincidente será la «TABLA RELACIONADA».

Creación

Tabla de proveedores (principal)

Según el método que vimos en la ficha anterior, crearemos una tabla de proveedores con los campos que se muestran en la tabla 2.

El aspecto que presentará la pantalla de Vista Diseño será el de la figura 1.

Figura 1

Formulario de introducción de datos

Aunque podríamos introducir datos directamente en una tabla en el modo «Vista Hoja de datos», parece más adecuado crear un formulario de introducción de datos. Para ello, en la pantalla inicial de la base de datos escogeremos la opción «FORMULARIO» y en ella podremos seleccionar entre crear una tabla en vista diseño o hacerlo con la ayuda de un asistente (fig. 2).

Figura 2

Si elegimos esta última opción, deberemos escoger qué campos incluimos en el formulario, qué distribución le aplicamos, qué estilo y, finalmente, qué título vamos a dar al formulario.

Una vez realizadas estas operaciones, llegaremos a un formulario del tipo que se muestra en la figura 3, en el que hemos contemplado la posibilidad de introducir datos en todos los campos.

Figura 3

Tabla productos

Del mismo modo que hemos creado la tabla de proveedores, elaboraremos la tabla «PRODUCTOS», con los campos que aparecen en la tabla 3.

El aspecto que presentará la pantalla de vista diseño será el de la figura 4. Se podría diseñar un formulario de entrada de datos parecido al de la tabla de proveedores.

Figura 4

Relacionar

Cerraremos las bases de datos y sólo mantendremos abierta, en forma de «VENTANA DE BASE DE DATOS», la tabla de proveedores o principal (fig. 2).

Con el botón derecho del ratón pulsaremos sobre «TABLAS» y en el desplegable escogeremos «VINCULAR TABLAS...». En la pantalla resultante escogeremos la tabla a vincular, tal como se muestra en la figura 5.

Figura 5

En el menú «HERRAMIENTAS» elegiremos «RELACIONES...» y haremos doble clic sobre las dos tablas seleccionadas y luego pulsaremos «CERRAR». En la pantalla nos quedarán dos cuadrados con los campos de cada tabla. Arrastraremos el campo «CÓDIGO PROVEEDOR» de la tabla de proveedores (principal) al campo del mismo nombre de la tabla de productos (relacionada), con lo que nos aparece la pantalla de la figura 6. A continuación, pulsamos «CREAR» y llegamos a la pantalla de la figura 7, en la que se muestra la relación establecida entre las dos tablas.

Figura 6

Figura 7

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