Control de las existencias y gestión activa del stock
Llamamos control del stock al sistema necesario para asegurar que una cantidad adecuada de producto se encuentra en la farmacia o está pedida. En cambio, la gestión de las existencias comprende este control pero, además, requiere el manejo de los datos objetivos sobre los que basar unas decisiones de compra sólidas (cuándo comprar, cuánto comprar, qué se va a almacenar, qué servicio están dando los proveedores, etc.).
Stock ideal
El stock ideal nos debe permitir cubrir las necesidades de nuestros clientes con la mínima inversión. Para lograr dicho stock ideal deberemos:
*Comprar en gran cantidad sólo aquellos productos que tengamos la seguridad de que vamos a vender.
* Comprar la cantidad, en función del tiempo en que esperamos que se vaya a vender. Así conseguiremos autofinanciarlo (venderlo antes de pagarlo) y, además, disminuiremos los costes de posesión inherentes al pedido.
*Comprar con excesiva prudencia puede conducirnos a la rotura de stock, con el consiguiente perjuicio económico y de prestigio. Hay que procurar no tener en almacén ningún stock para vender en un plazo superior a 60 días (coeficiente de rotación o CR = 6), y mejor aún si el stock almacenado se vende en 45 días (CR = 8), salvo que tengamos pactados plazos de pago superiores (90, 120, etc.).
*Negociar y agrupar. Hay que negociar las condiciones de compra con el vendedor, especialmente en compras directas. Además, hay que agrupar las compras, para intentar disminuir el stock medio y optimizar los costes, especialmente en boticas medias o pequeñas.
Gestión de stocks
El vocablo inglés stocksequivale al castellano «existencias» y se podría definir como una provisión de productos para satisfacer la demanda, que se define como el deseo de comprar un bien o servicio y de pagarlo. En la gestión de stocksno es lo mismo la demanda de un artículo que la venta de dicho artículo, ya que la demanda puede no materializarse en una venta.
Los inventarios o stocks son un concepto estático que meramente indica depósito de mercancías, materias primas o cualquier objeto en un almacén y conlleva, por tanto, una actividad económica encaminada a la satisfacción de las necesidades humanas con medios materiales escasos, apropiables y susceptibles de usos alternativos.
En cambio, el concepto de «consumo» hace referencia, para un gestor de stocks, a un producto que sale del stock al ser consumido a través de la demanda. Para la farmacia, esto se produce cuando un producto es dispensado o vendido.
Por el contrario, la gestión activa de stockso GAS es un proceso dinámico, que no se detiene en el tiempo, que se liga al factor «oportunidad» (un bien no puede ser útil si no disponemos de él justo cuando lo necesitamos) y al factor «cantidad» (hay que tener la cantidad suficiente para cubrir la demanda).
Durante muchos años las farmacias se han limitado a reponer el stock consumido, enriqueciendo o empobreciendo (si no se valoraba previamente el factor oportunidad en nuestro mercado concreto) la calidad del inventario, al añadir nuevas familias al stock y asumir la pérdida de parte del stock por caducidad u obsolescencia.
Es decir, la GAS es un conjunto de técnicas de gestión cuyo objetivo básico es el de responder a 3 preguntas fundamentales:
* ¿Cada cuánto tiempo es necesario determinar el nivel del inventario?
* ¿Cuándo debe ser lanzada una orden de pedido?
* ¿De qué tamaño debe ser dicha orden de pedido?
Análisis de los stocks
En relación con los stocks es imprescindible analizar su utilidad y sus inconvenientes.
Utilidad del stock
Si nos preguntamos para qué sirve un stock, la respuesta intuitiva sería para hacer frente a la escasez. Si una farmacia prevé que en diciembre faltará siempre Biominol A,quizá deba generar un acopio de dicha especialidad para hacer frente a esa falta estacional de la demanda por falta de suministro del fabricante. Vemos, así, cómo un stock permite también asegurar un consumo regular de un producto aunque el mercado sea irregular en su producción o en su abastecimiento.
Además, cuando compramos en grandes cantidades, solemos beneficiarnos de una reducción del precio unitario (mejor coste) y así vamos conformando la cantidad de los inventarios en cada referencia o producto. Si el flujo es continuo, no tendrá sentido hacer acopio de un gran volumen por producto, salvo para evitar la incertidumbre en el consumo de dicho producto. Es decir, se trata de prever y evitar, en lo posible, las demandas insatisfechas de nuestros consumidores de medicamentos o parafarmacia.
Finalmente, la existencia de un stock también evita el trastorno que ocasionan las compras y entregas demasiado frecuentes.
Por tanto, existe un desajuste en el tiempo entre las entregas de las mercancías y el consumo de éstas. O lo que es lo mismo, el stock es un «sistema tampón» que regula las entregas y los consumos y debe tender a optimizar una máxima calidad del servicio de farmacia (minimizando las faltas), con la mínima inversión monetaria (tener lo estrictamente necesario) a fin de no soportar pérdidas netas por gastos innecesarios.
Por calidad del servicio se entiende la medida de la bondad del comportamiento del sistema de inventarios con respecto a un determinado criterio. Por ejemplo, el porcentaje de la demanda satisfecha directamente (sin retrasos ni pérdidas).
A un valor concreto de la calidad de servicio se le denomina nivel de servicio.
Inconvenientes del stock
En una farmacia, el primer inconveniente sería la existencia de invencidos, que se quedan inmovilizados secuestrando parte de la tesorería de la farmacia y distorsionando el balance de cuentas.
El segundo inconveniente sería un posible exceso de rotación de los productos, que conduciría al agotamiento del stock e implicaría una alta tasa de faltas (diferidas o perdidas) y, lo que es peor, el deterioro de la imagen de la farmacia ante el consumidor.
Finalmente, cualquier stock debe vigilarse contra los robos, las inclemencias, los incendios, los roedores, las inundaciones, etc.
Costes delstock
El valor del stock de una farmacia no depende únicamente de los productos en sí, sino también de los costes de adquisición, posesión y agotamiento del stock que ocasionan. Son costes fijos y se incurre en ellos cada vez que efectuamos un pedido (sea de una unidad o de mil). Por tanto, cualquier stock soporta tres tipos de gastos:
Gastos de aprovisionamiento
Los costes o gasto de aprovisionamiento, también denominados costes de realización de pedido o costes de adquisición, incluyen:
* Salarios, incrementados con las cargas sociales.
* Otros gastos de funcionamiento como alquiler de oficinas, calefacción, iluminación, artículos de oficina, gastos de telecomunicaciones (gastos postales, teléfono, Internet, etc.).
* Gastos de desplazamiento de los agentes (compradores, mensajería, etc.).
* Gastos de recepción y comprobación de los artículos comprados.
* Gastos de informática ligados a la gestión de pedidos y al tratamiento de las entradas de pedidos.
* Gastos de ofimática (bolígrafos, papel, impresos, cintas, disquetes).
Gastos de posesión del stock
Los gastos derivados intrínsecamente de la posesión del stock son:
*Las cargas financieras o intereses (incrementados por los gastos que conllevan aparejados) de los préstamos emitidos para financiar las compras (se conocen como coste de oportunidad del capital inmovilizado en el inventario y se suele expresar en porcentaje anual del valor del artículo).
*Los gastos de almacenaje y de la maquinaria, entre los que podemos destacar el coste de funcionamiento de los almacenes, la amortización o alquiler del local, la amortización de todos los equipamientos de los locales (estanterías, mobiliario, etc.) y de la maquinaria, y seguros; las pérdidas eventuales por deterioro, rotura, robo, etc.
* Costes de transporte entre almacenes.
* Costes de obsolescencia.
*Costes de los sistemas informáticos.
* Costes de contabilidad.
Estos costes de posesión se cifran entre un 15-20% anual del valor del stock medio y, en general, son superiores al coste del dinero inmovilizado en un banco.
Gastos de agotamiento del stock
Son los gastos generados por el hecho de que, al agotarse el stock en un determinado momento, no podemos satisfacer la demanda. Se generan así demandas perdidas (lucro cesante) o demandas diferidas. *
Bibliografía general
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