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Vol. 21. Núm. 9.
Páginas 30-33 (Octubre 2007)
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Curso de compras y gestión activa de stocks Capítulo 7
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Miguel Á González Vázquez, Juan A Maldonado
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Tabla. I. Criterios de la clasificación ABC
Tabla. II. Rangos en porcentaje para el stock total de las farmacias
Tabla. III. Métodos de previsión
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Previsión de ventas

Cualquier almacén de una farmacia necesita disponer de recursos (bienes y servicios) que ofrecer a sus clientes para satisfacer sus necesidades y obtener una óptima rentabilidad. Esos recursos deben adecuarse a la cifras de ventas que indica el histórico correspondiente y ello conlleva efectuar una previsión de ventas. De su elaboración y aplicación práctica trata el nuevo capítulo de este curso.

La previsión de ventas es un análisis tanto cualitativo como cuantitativo de lo que está por venir, la demanda futura. Así, una previsión de ventas debe reducir al máximo la incertidumbre de la demanda futura y para ello requiere una serie de herramientas que sean, a la vez, precisas pero simples de manejar, alejándose de modelos matemáticos altamente sofisticados que imposibiliten su ejecución práctica.

En definitiva, se trata de adecuar el factor tiempo y el factor conocimiento a una pyme para lograr que su director comercial, en este caso el farmacéutico, pueda tomar decisiones bien fundamentadas y nos aproximen sin esfuerzo a anticipar la demanda previsible.

Las decisiones que tomaremos como gerentes en la gestión activa de stocks (GAS) de nuestra farmacia se ven afectadas por:

→ El nivel de servicio al cliente que queramos ofrecer.

→ La previsión de ventas.

→ Los costes de la propia GAS.

→ Los plazos de entrega de los proveedores.

En este artículo nos centramos en la previsión de las ventas. Intentaremos dejar claro al farmacéutico cuál es la técnica idónea para usar en las previsiones de la demanda en oficina de farmacia.

El análisis ABC y la ley de Pareto

La previsión de la demanda futura o previsión de ventas nos permite conocer de forma aproximada la cantidad que vamos a vender de cada artículo en un período, y aprovisionarnos en el momento y en la cantidad previstos. Ello nos ayuda a dar el máximo nivel de servicio con la mínima inversión en stocks, que era nuestro objetivo en la GAS.

El conocimiento que tenga nuestra farmacia del comportamiento de sus artículos le ayudará a definir el nivel de servicio, el stock de seguridad, el método de previsión de ventas y el sistema de aprovisionamiento más adecuado para su GAS, en función de la importancia que tenga para la farmacia la categoría a la que pertenezca cada producto, definida por el método ABC.

Para definir los artículos que formarán el surtido en nuestra farmacia podemos usar 3 herramientas de orden cuantitativo, pero en las farmacias optamos por el llamado «análisis ABC», derivado de la ley de Pareto1, en virtud de la cual, el 20% de nuestro esfuerzo genera el 80% de los resultados; el 20% de nuestros clientes generan el 80% de las compras, o el 20% de las causas provocan el 80% de nuestros problemas.

La clasificación ABC es utilizada para el control de inventarios. Se trata de clasificar los materiales en tipo A, B o C, según un criterio y un porcentaje establecido. Se pueden clasificar los productos por valor de inventario, por valor de venta, por valor de consumo, por cantidad consumida o por el criterio que deseemos. Lo único imprescindible es que los productos de tipo A sean los más importantes según el criterio que elijamos; los de tipo B los intermedios y los de tipo C los menos importantes. Es muy similar al análisis de Pareto, ya que por lo general un pequeño porcentaje de los productos encaja como material tipo A, que a su vez pesa en un amplio porcentaje sobre el criterio definido. Por ejemplo, si hacemos un ABC por valor de consumo, entonces es posible que el 10% de los artículos representen el 80% del valor de consumo total, un 20% de los materiales puede representar el 15% del valor de consumo, y un 70% de los artículos puede representar solamente un 5% del valor de consumo.

La clasificación ABC se utiliza para definir nuestros propios parámetros de control de inventario o de tratamiento de los productos, ya que le debemos prestar más atención a los productos de tipo A que a los de tipo B y C. Es el método más utilizado en la determinación del surtido. Consiste en segmentar el conjunto de referencias en 3 grupos denominados Grupo A, Grupo B y Grupo C, y permite tomar decisiones sobre los productos que hemos de tener y se quedan en el surtido y los que son prescindibles y se eliminan de éste (tabla I).

Esta ley lógicamente tiene desviaciones, según el tipo de comercio, hacia arriba (por ejemplo, 10/90) y hacia abajo (por ejemplo, 50/50). En el caso de las farmacias, y según los datos de nuestra consultora, Gestock & Pharma, suele responder para todos los artículos en stock (medicamentos y parafarmacia) a los valores reflejados en la tabla II.

Elección de la técnica de previsión

La elección de la técnica de previsión más adecuada vendrá dada por un compromiso aceptable entre el mayor coste que representa la utilización de una técnica de previsión más sofisticada, y, por tanto, más precisa, y la reducción de costes que implica un menor stock de seguridad. Por ello, para efectuar previsiones de la demanda en farmacias en la mayoría de los casos se escoge el método de la media móvil.

La clasificación ABC se utiliza para definir nuestros propios parámetros de control de inventario o de tratamiento de los productos, ya que debemos prestar más atención a los productos de tipo A que a los de tipo B y C

La media móvil

Un tipo de media móvil muy utilizado en nuestro caso es la media aritmética de los últimos «N» datos de demanda existentes en nuestro histórico de ventas (en ocasiones, ponderada, asignando mayor peso a los valores más próximos al instante actual desde el que se va a llevar a cabo la predicción).

La media móvil, así definida, puede resultar una buena estimación de la demanda media futura cuando nos encontramos en una situación estacionaria, es decir, sin tendencia ni estacionalidades, y puede constituir una herramienta útil para ir alcanzando una mejor descripción de la estructura de la serie temporal.

El suavizado exponencial

Otra técnica apropiada en previsión es la técnica del suavizado exponencial. Su propósito es utilizar las observaciones disponibles X1, X2, ..., Xn para predecir valores futuros desconocidos Xn+1, Xn+2, etc.

Cuando las series no son estacionales y no tienen una tendencia constante ni ascendente ni descendente, se utiliza el suavizado exponencial simple, que da lugar a predicciones basadas en medias ponderadas de valores actuales y pasados, otorgando mayor peso a las observaciones más recientes y, paulatinamente, menor peso según nos alejemos del instante actual. Una posibilidad de llevar a cabo esto será estimar el nivel en el instante actual n por

fórmula en la que α es un número entre 0 y 1, lo que hace que las ponderaciones vayan decreciendo según se alejan del instante actual.

Esta manera de llevar a cabo la estimación produce un algoritmo recursivo para el cálculo de las estimaciones en cada instante, dado por

Esta fórmula expresa el nivel Xt en el instante t como una media ponderada de la estimación del nivel anterior, Xt-1 y la nueva observación Xt. Los pesos dados a cada uno dependen de la elección de α, o constante de suavizado. En la práctica, la elección de α puede estar basada en razones tanto objetivas como subjetivas. Una posibilidad es tener en cuenta la experiencia o estudiar el gráfico de los datos disponibles. Si la serie aparece con un elemento irregular sustancial, no es conveniente dar demasiado peso solamente a las observaciones más recientes. Esto sugeriría un valor relativamente alto para la constante de suavizado. Si por el contrario, la serie fuese más bien suave, usaríamos un valor más pequeño de α.

Una aproximación más objetiva sería probar con diferentes valores y ver cuál ha tenido más éxito en la predicción en series temporales históricas. Una posibilidad entonces es calcular, para cada valor de α propuesto, la suma de errores al cuadrado, entendiendo por error la diferencia entre el valor real y la estimación. El valor de α para el cual esta suma sea mínima será el utilizado en el algoritmo para la predicción de observaciones futuras.

Los cálculos difícilmente aparecen asociados a programas en oficinas de farmacia, por lo que, salvo excepciones, se utilizan en general procedimientos fácilmente aplicables en esos entornos (estos 2 métodos pueden implementarse fácilmente).

Para efectuar previsiones de la demanda en farmacias, en la mayoría de los casos se escoge el método de la media móvil

Conclusiones

Seleccionada una muestra de artículos en una oficina de farmacia, y aplicadas diferentes metodologías, hemos detectado que no hay diferencias significativas en la determinación de la predicción con las que se pueden fácilmente implementar (en la mayoría de los casos, las medias móviles y medias móviles ponderadas), y que no aportan una mayor eficiencia (coste/beneficio) en las farmacias, si bien el método de suavizado exponencial simple, con sus consideraciones de aplicabilidad, ha resultado ser el más adecuado para artículos del tipo A (fig. 1) y, en general, en situaciones no muy estables.

Figura 1. Tres casos comparativos de cálculo de 3 artículos a partir de su histórico de 42 meses

Los productos de tipo B y C usan el método del mínimo-máximo clásico, que en farmacia suele ser: 0-1 o 0-0 (tabla III).


Notas

1. Vilfredo Federico Damaso Pareto, París (1848-1923). Economista y sociólogo de ascendencia francoitaliana, determinó que el 80% de la riqueza en Italia estaba en manos del 20% de la población y, por extensión, aunque no todo cuadre exactamente en los porcentajes 20/80, la idea de que pocas causas son a menudo responsables de la mayoría de los problemas o situaciones.

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