Analizar la composición, los costes y la rotación del stock de la oficina de farmacia es una tarea clave para lograr una buena planificación y gestión de las compras y, en definitiva, para alcanzar el objetivo primordial de cualquier empresa: la rentabilidad. De ello se ocupa el autor en este capítulo del curso.
El vocablo inglés stocks equivale al castellano «existencias» y se podría definir como una provisión de productos para satisfacer la demanda, que se define, a su vez, como el deseo de comprar un bien o servicio y de pagarlo.
Stock en equilibrio
Como ya se ha señalado en capítulos anteriores, para cualquier farmacia es muy importante mantener un nivel de existencias que guarde relación con el ritmo de ventas de cada producto. Efectivamente, un exceso de stock le cuesta caro a la farmacia (dinero invertido en mercancías de modo innecesario, costes de posesión, mantenimiento y manipulación) y, sin embargo, un stock insuficiente también es costoso para la farmacia (descenso de ventas, clientes insatisfechos e incluso perdidos a favor de otros puntos de venta).
Para mantener un stock equilibrado, el titular de la farmacia debe alcanzar los siguientes objetivos:
→ Cubrir la demanda entre dos aprovisionamientos.
→ Hacer frente a la demanda durante el plazo de entrega de nuestros proveedores.
→ Tener disponible en el lineal la cantidad necesaria de cada producto.
→ Estar preparado ante las posibles oscilaciones del ritmo de ventas y/o de los plazos de entrega por parte de los proveedores.
Composición del stock
De lo anterior se deduce que el stock total de una farmacia se compone de 3 partes:
Stock de presentación. Es el stock de artículos expuestos en el lineal, para atender a las ventas. No debe faltar nunca y vendrá determinado por el lineal asignado en función de la venta media, problemas de manipulación, política estratégica, etc.
Stock operativo, de reserva, normal o de ciclo. Es el que resulta del reaprovisionamiento del inventario vendido o utilizado en la producción y permite hacer frente a la demanda normal de los clientes de la farmacia entre dos pedidos.
Stock de reposición, seguridad o stock mínimo. Es el disponible para cubrir los incrementos no regulares de la demanda y los retrasos en el suministro de los proveedores. El stock de reposición es la cantidad mínima que el responsable de compras considera que debe tener de cada producto. Es un stock «tampón» que permite seguir vendiendo el producto mientras llega el pedido.
Objetivos de la gestión activa de stocks
Todos estamos de acuerdo en que la disponibilidad de stocks es una necesidad imprescindible para el funcionamiento de nuestras farmacias. De lo que se trata ahora es de establecer unas normas que nos permitan organizar nuestras compras de productos con un mínimo coste. Esto es a lo que se conoce como gestión activa de stocks (GAS) y su objetivo es determinar cuándo y cuánto pedir a los proveedores (diarios y directos) para ofrecer el máximo nivel de servicio a nuestros clientes al mínimo costo posible para la farmacia (tabla I).
Variables que afectan a la GAS
Las decisiones que tomaremos como responsables de la GAS de nuestra farmacia se ven afectadas por 4 variables:
El nivel de servicio al cliente
El nivel de servicio al cliente es la capacidad que tenemos de ofrecer a nuestros clientes los productos que demandan en el momento de la compra. Define la relación que existe entre los productos presentes en el lineal y los que espera encontrar el consumidor en nuestra farmacia.
Según J. Saint Cricq, se puede definir por la siguiente fórmula:
Expresa el porcentaje de la demanda, en unidades físicas o dinerarias, que se pueden satisfacer con la mercancía disponible. Un nivel de servicio alto conlleva mantener un stock amplio con elevados costes de mantenimiento. Nos proporcionará una mayor satisfacción de la clientela, una mejor imagen comercial de la farmacia, aumentará el número de clientes y el volumen de ventas.
Un nivel de servicio bajo hará que precisemos una menor inversión en existencias y, por tanto, reduciremos sus costes de mantenimiento pero correremos el riesgo de perder clientes que pasen a comprar a farmacias o puntos de venta de nuestra competencia con un mayor nivel de servicio.
La mayoría de los expertos coinciden en que el nivel de servicio en el comercio detallista, también en las farmacias, debe oscilar entre el 90 y el 99%, dada la importancia que otorgan los clientes a las roturas de stock.
Una buena rotación de las existencias debe proporcionar el dinero suficiente para pagar la factura en el momento en que ésta llegue. Así el producto se autofinancia y la empresa no se descapitaliza
La previsión de las ventas
La previsión de la demanda futura o previsión de ventas nos permite conocer de forma aproximada la cantidad que vamos a vender de cada artículo en un período determinado y aprovisionarnos en el momento y en la cantidad prevista. En este apartado procede hablar de 2 herramientas de gestión:
Clasificación ABC. El conocimiento que tenga nuestra farmacia del comportamiento de sus artículos le ayudará a definir el nivel de servicio, el stock de seguridad, el método de previsión de ventas y el sistema de aprovisionamiento más adecuado para su GAS, en función de la importancia que tenga para la farmacia la categoría a la que pertenezca cada producto, definida por el método ABC. La clasificación ABC se utiliza para definir parámetros de control de inventario o de tratamiento de los materiales. Consiste en segmentar el conjunto de referencias en 3 grupos denominados Grupo A, Grupo B y Grupo C y permite tomar decisiones sobre los productos que hay que tener y se quedan en el surtido y los que son prescindibles y se eliminan. Obliga a prestar más atención a las existencias de tipo A que a las de tipo C (tabla II).
Comportamiento de la demanda (la media móvil). Hay que diferenciar 3 conceptos:
→ Consumo. Es la cantidad de unidades de un artículo que son retiradas del almacén en un período determinado. Por ejemplo, si el inventario de determinado artículo al comienzo del mes era de 20 unidades y al finalizar el mes es de 15, el consumo es de 5 unidades por mes.
→ Demanda. Demanda diferida y demanda perdida. Se refiere a la cantidad de unidades solicitadas a la empresa. Si existe suficiente inventario, el consumo será igual a la demanda, ya que cada unidad solicitada fue vendida. Si se presenta una ruptura de inventario y durante ese período se requieren artículos, la demanda será superior al consumo. En este caso puede ocurrir que el cliente decida retirar la demanda (caso más común en el comercio) --demanda perdida-- o que el cliente solicite que la demanda no satisfecha le sea atendida al ocurrir la próxima recepción --demanda diferida--.
→ Elección de la técnica de previsión. La elección de la técnica de previsión más adecuada vendrá dada por un compromiso aceptable entre el mayor coste que representa la utilización de una técnica de previsión más sofisticada y, por tanto, más precisa, y la reducción de costes que implica un menor stock de seguridad. Por ello se escoge el método de la media móvil para efectuar previsiones de la demanda en farmacias. La media móvil se define como la media aritmética de los últimos «n» datos de demanda existentes en nuestro histórico de ventas. La media móvil, así definida, puede resultar una buena estimación de la demanda media futura cuando nos encontramos en una situación estacionaria, es decir, sin tendencia ni estacionalidades.
Costes de la GAS
Como ya se ha señalado, la existencia de stocks en el almacén de nuestra farmacia implica una serie de costes:
→ Costes de adquisición.
→ Costes de almacenamiento o mantenimiento.
→ Costes de emisión de los pedidos o de aprovisionamiento.
→ Coste por rotura de stocks.
Plazos de entrega de los proveedores
El plazo de entrega es el tiempo que pasa desde que la farmacia emite una orden de pedido hasta que recibimos la mercancía y ésta se encuentra en disposición de ser vendida.
Deberemos procurar la máxima eficiencia en los pedidos directos, que van al alza.
En los pedidos directos, la distribución farmacéutica mayorista es excelente, con dos repartos diarios o incluso más. Esto nos permite dar un nivel de servicio excelente con una minimización del stock medio.
La rotación de stock
Se entiende por «coeficiente de rotación» (CR) el número de veces que se han vendido las existencias medias (stock medio) de un determinado producto, en un determinado período. Dicho coeficiente deberá ser superior a 6 y tender a 8. Esto equivale a decir que deberíamos tener en stock lo que se venda entre 45 y un máximo de 60 días.
Se entiende por stock medio la media aritmética entre el stock inicial y final en ese período de tiempo para ese producto.
Rotación de stocks y beneficio comercial
La gestión de stocks debe responder a una doble función:
→ Económica: reducción de los costes operacionales.
→ Seguridad: proteger el proceso de producción/venta de factores imprevistos tales como demora en la entrega, faltas, etc.
La rotación de stocks es uno de los elementos que más directamente influyen en la rentabilidad del capital invertido. Puede ocurrir que para el farmacéutico sea más rentable un producto con escaso margen y elevada rotación que otro producto con un margen superior pero que «se mueve» poco (por ejemplo, la categoría de óptica). Una buena rotación de las existencias debe proporcionar el dinero suficiente para pagar la factura en el momento en que ésta llegue. Así el producto se autofinancia y la empresa no se descapitaliza.
Si compramos en exceso, parte de nuestros beneficios quedará «secuestrada» por el stock medio como parte del inmovilizado de la farmacia.
Los inventarios son parte del activo inmovilizado junto con materias primas, productos en curso, productos terminados y subproductos. Si aumenta el stock medio aumenta el activo inmovilizado, a su vez lo hace el activo total y disminuye la rentabilidad económica de la farmacia.
Por otro lado, la tenencia de existencias tiene un impacto directo y perceptible en los resultados de la farmacia, ya que una disminución del nivel de existencias supone una reducción del fondo de maniobra, con lo que disminuye su financiación. Un incremento del inventario supone el aumento del activo circulante y de los gastos financieros, con lo que se incrementa el activo total y los costes totales. La relación de estos dos factores con las ventas supone una disminución del beneficio neto de la farmacia, con lo que disminuye la rentabilidad de las ventas y la rotación del activo. Al final, lo que hemos de ver claro es que un aumento de las existencias supone una disminución de la rentabilidad de la inversión.
El nivel de existencias es uno de los principales factores objeto de análisis en el marco del working capital o fondo de maniobra. Este fondo lo componen los recursos necesarios que una empresa tiene atrapados en el proceso de transformación para realizar su actividad comercial (fig. 1).
Figura 1. GAS y rentabilidad de la farmacia
Conclusiones
1 Efectuar un análisis de las necesidades del mercado de la oficina de farmacia en cuestión.
2 Comprar en función de dichas necesidades.
3 Emplear la previsión como soporte de la planificación. Los problemas de inventario están directamente relacionados con la capacidad de efectuar previsiones.
4 Usar la media móvil como herramienta implementada en la aplicación informática de gestión de la oficina de farmacia. Emplearla también para el cálculo automatizado del stock mínimo y máximo.
5 Establecer los stocks necesarios (máximo y mínimo) y, en su caso, el lote óptimo, en especial de los artículos A.
6 Establecer un control diferenciado de los stocks por familias y listados ABC para conseguir saber el margen, el coeficiente de rotación y la rentabilidad de forma segmentada.
7 Utilizar la minería de datos como soporte de la planificación que sustentará el plan de marketing anual.
8 Hacer cómplice al equipo de la farmacia en la vigilancia y consecución del stock óptimo.