Función y estructura de la gestión de compras
El primer capítulo de este curso, dirigido especialmente al farmacéutico como empresario, aborda la relación directa entre una buena dirección de compras
y la rentabilidad de la farmacia.
«La utilización estratégica de la actividad de compras requiere un director que observe el entorno de la empresa, prevea los cambios de ese entorno, comparta la información pertinente con proveedores y colegas de otras funciones e identifique las ventajas y desventajas competitivas de la empresa con respecto a sus proveedores, etc.».
La nueva función de Compras
Harvard Business Review
El proceso básico
La misión general de las compras consiste en obtener del exterior de la farmacia los materiales, productos y/o servicios que necesita para su funcionamiento, en las cantidades y plazos establecidos, con los niveles de calidad necesarios y al menor precio que permita el mercado. Como podemos ver, el objetivo final del sistema de compras es indicar al farmacéutico qué, cuánto, cuándo y cómo lo debe comprar.
El fin concreto de la gestión activa de compras (GAC) consistiría en cubrir las necesidades de la farmacia con elementos exteriores a la misma (aprovisionamiento o compra), maximizando el valor de lo invertido. Además, este objetivo deberá incardinarse en la política y objetivos de la farmacia, como empresa a medio o corto plazo.
La función de compras cubre la responsabilidad de adquirir adecuadamente materias primas y auxiliares, materiales, suministros, equipos y servicios necesarios para que la empresa desarrolle sus operaciones satisfactoriamente. Para alcanzar este objetivo es preciso que se satisfagan las siguientes condiciones de compra:
→ La calidad del producto o servicio comprado ha de ser la necesaria para el fin al que se destina.
→ El plazo de entrega del suministro por parte del proveedor debe ser el apropiado, de modo que se halle disponible en el momento oportuno.
→ El precio ha de ser justo en relación con la calidad, las condiciones de pago y el plazo de entrega estipulados.
Aunque habitualmente se entiende por comprar el mero acto de adquirir un producto o servicio, desde una perspectiva de gestión tenemos que contemplar todo el ciclo que incorpora la función de compras, es decir:
→ Determinación de las necesidades de nuestra farmacia.
→ Selección de fuentes de suministro.
→ Emisión y seguimiento de pedidos.
→ Recepción e inspección de los pedidos a fin de darles conformidad.
→ Aprobación y pago de facturas a proveedores.
→ Control de resultados.
El precio ha de ser justo en relación con la calidad, las condiciones de pago y el plazo de entrega estipulados
Solo la segunda, la tercera y la cuarta de estas 6 fases son las que se suelen relacionar con la función de compras en una farmacia. Deberá existir un flujo bidireccional de información con los responsables de las otras 3 fases para obtener un enfoque global y una optimización de resultados.
La función de compras y la rentabilidad de la farmacia
La función de compras es un área básica de la gestión de la farmacia que afecta directamente a su rentabilidad.
Peso de las compras
Cuanto mayor sea el peso del coste de las compras, menor será el margen y la rentabilidad, ya que siendo el activo el conjunto de inversiones en tesorería, cuentas por cobrar, existencias e inmovilizado, la rentabilidad de una empresa se obtiene como cociente entre beneficio y activo.
O lo que es lo mismo:
La figura 1 recoge dos ejemplos de lo apuntado.
Figura 1. Ejemplos.
Coste total de la farmacia
Si otros costes diferentes de los de la compra crecen, lógicamente bajarán los beneficios de la empresa y, en consecuencia, ésta tendrá un menor margen y una menor rentabilidad.
Fijación de precios
Cuanto menor sea la capacidad de repercutir eventuales incrementos de costes sobre el precio de venta (PVP), menor será la rentabilidad. La elasticidad en la fijación de los precios, es decir, la posibilidad de trasladar a los clientes dichos incrementos es una solución «fácil» para mantener la rentabilidad, que se aplica habitualmente en la parafarmacia. Si las estructuras de fijación de precios son rígidas, se deberán gestionar estrictamente los costes, mejorando la eficiencia para preservar el beneficio.
Sin embargo, con frecuencia, esta función tiende a caer en la rutina y en una gestión puramente mecánica, con lo que la empresa, a su vez, tiende a perder gran parte de los beneficios que podría obtener de una gestión más cuidadosa, dinámica, flexible, planificada y estratégica de la actividad de compra.
Objetivos de la función compras
El objetivo final de la función de compras es la prestación de un servicio eficaz, con la mínima inversión y la máxima rentabilidad. Con ese objetivo global, la farmacia se dotará de una organización que dependerá del entorno (mercado) y de las personas.
Independientemente de estas circunstancias concretas, la función de compras deberá ocuparse de:
Realizar previsiones de ventas (análisis de la demanda final). Anticipando lo que pueden demandar los consumidores, usuarios o clientes y haciendo un cálculo de previsiones partiendo del histórico de ventas de la farmacia.
Conversión de la demanda en requerimientos específicos. Determinación de las materias primas, materiales, formas, elementos y productos terminados necesarios para abastecer la demanda final.
Análisis de los stocks disponibles en la empresa para abastecer la demanda. Se trata de adecuar el stock en profundidad y amplitud a una demanda cambiante.
Elaboración del plan de compras. Permite responder al qué, el cuánto y el cuándo debemos comprar.
Investigación de los proveedores. Averiguar quiénes venden lo que necesitamos y solicitar recepción y evaluación de las ofertas de los proveedores.
Selección de las mercancías que se comprarán. Selección de los proveedores de las mercaderías segmentadas que les compraremos.
Evaluación de posibles sustituciones o incorporación de nuevos suministros o productos terminados. Búsqueda de otras fuentes de aprovisionamiento: ¿existen otras alternativas, además de las usuales, a las que podamos recurrir para adquirir lo que necesitamos?
Acuerdos con los proveedores. Determinación de clase, precio, calidad, cantidades, condiciones, plazos de entrega, etc. Negociación con proveedores.
Colocación de las órdenes de compra. Tramitación administrativo-contable, registros, etc.
Seguimiento de los pedidos. Vigilancia del cumplimiento de las fechas y condiciones de entrega.
Recepción y comprobación de las mercancías pedidas. Comprobación de que las mercancías recibidas coinciden en clase, calidad, cantidad, etc., con las pedidas.
Colocación en los lineales o almacén de la farmacia. Gestión por categorías con señalética adecuada y precios visibles y competitivos. Conviene contar con jefes de categorías, que serán los encargados de los lineales y de formar al resto del equipo en esa categoría.
Delegación efectiva de las compras en jefes de categoría. Una vez implementadas las categorías de la farmacia y previa formación del personal, se delegará en cada responsable de una categoría todo el recorrido que va desde las compras a la fijación del precio, los lineales y la formación en esa categoría del resto del equipo.
Subcontratación o externalización de servicios. Incluye los servicios de contabilidad fiscal, formación, consultaría.
Ejecución del proceso de compra. La ejecución del proceso de compra, como la de todo proceso gerencial, exige una planificación, organización, gestión y control adecuados y, precisamente de esta forma, se pueden estructurar los objetivos específicos de la función de compras. El dinamismo y la retroalimentación presidirán la operativa del proceso.
Planificación
Es necesario planificar en numerosos ámbitos:
→ Asegurar la existencia de fuentes de suministro solventes, fiables y competitivas, capaces de aprovisionar a la empresa con la calidad, cantidad, servicio y precio requeridos.
→ Colaborar con los demás jefes de categoría en la definición de la necesidad, formulando sugerencias oportunas y proponiendo la estandarización y sustitución de materiales siempre que sea oportuno.
→ Contribuir a facilitar las decisiones de la dirección manteniendo un servicio de información en relación con nuevos productos y servicios o cambios en su diseño, necesidades del mercado, nuevas fuentes de aprovisionamiento, fluctuaciones y tendencia de los precios.
Organización
Conviene organizar y utilizar la función de compras de acuerdo con los intereses de la empresa y mantener un equipo de compras cualificado, mediante procesos de selección, formación y evaluación de rendimiento. En este sentido, es positivo designar jefes de categoría (cosmética, infantil, genéricos, etc.), encargados de efectuar las compras de su categoría tras una formación adecuada al respecto.
Gestión
Hay que obtener en todas las compras el menor coste compatible con la calidad, la cantidad y los servicios requeridos. Asimismo, conviene utilizar fuentes internas de suministro siempre que sea conveniente para la empresa y promover una imagen positiva entre los proveedores, estableciendo y manteniendo con ellos relaciones equitativas y de colaboración.
Conviene contar con jefes de categorías, que serán los encargados de los lineales y de formar al resto del equipo en esa categoría
Control
El control es otro de los apartados de la función de compras y contempla:
→ La supervisión permanente del nivel de inventario fijado de acuerdo con las políticas definidas de esta área.
→ El aprovechamiento de rechazos recuperables y sobrantes.
→ La evaluación del desarrollo de los procesos de compras con identificación y corrección de posibles errores.
→ Verificación de la eficacia global de la función de compras.
En resumen
La gestión de las compras requiere unos procedimientos normalizados de trabajo (PNT), es decir, unas pautas enmarcadas en las normas o procedimientos normalizados de calidad. Si éstas se respetan y se aplica un tratamiento diferenciado del stock por segmentos, se conseguirá tener un poco de todo (lo que fije la demanda) y lo justo para tener una tasa normal de faltas. Dicho de otra forma, se tendrá la mayor parte de lo que los clientes piden (demanda), con una óptima profundidad (número de unidades de cada artículo) del stock.
Para lograr este objetivo, la botica, como toda empresa, ha de tener un director general y unos jefes de compras que sustenten sus decisiones en la planificación y no en la improvisación. Al establecer categorías, se delegará parte de las compras en los jefes de categoría.
La estructura más eficaz para la gestión de compras en la farmacia será la que se basa en delegar tras haber formado adecuadamente en compras a los jefes de categoría en quienes se delega. Esta estructura descentralizada fomenta la formación del personal, reparte el trabajo de compras en el equipo, motiva a los empleados de la farmacia con nuevas funciones y enriquece a todo el equipo. Todo ello conduce a una mayor rentabilidad, un mejor control y una gestión optíma.
Aquí no hay milagros, pero el titular de la farmacia sí tiene la «varita mágica» que supone saber crear y organizar un equipo y trabajar con él. La formación en GAC, que pueden articularse mediante el uso de una consultoria externa, la asistencia a cursos de formación o en plan autodidacta (mediante libros o revistas) serán un punto de apoyo imprescindible.
En el próximo capítulo hablaremos de nuestros proveedores: ¿amigos o enemigos?