Improving Administrative Processes in a Trauma Centre: Lean and Pareto Approach

Abstract

Background

The Central Control Room (CCR) of hospital plays a pivotal role in the hospital operations by overseeing, coordinating and resolving real-time administrative and operational challenges. Trauma centres operate in high-pressure environment and frequently encounter inefficiently designed workflows that impacts service delivery. Pareto analysis and Gemba Walk, based on Lean Management and Total Quality Management approach, focuses on direct observation by identify high-priority issues and real-time problem solving.

Methods

An interventional study was conducted over seven months (April–October 2024) at a trauma centre. In Phase I (April–June), all complaints reported in CCR were registered, categorized and analysed using Pareto analysis to identify the most frequent and high-impact issues. In Phase II (July), Gemba Walk by multidisciplinary team was introduced. During Phase III (August–October 2024), complaints were re-evaluated using Pareto analysis to measure the impact of the intervention.

Interventions

Introduction of structured complaint tracking using Pareto charts, followed by Gemba Walks involving operations, nursing, engineering, and housekeeping teams to address issues at the point of occurrence.

Results

Pareto analysis done in pre-intervention phase revealed that 69.88% of issues stemmed from 28.6% of the complaints. After targeted Gemba Walk introduction, the post-intervention analysis showed that while 67.77% of issues were still from 28.6% of complaints, however, nature of the problems was different.

Conclusion

Integration of Pareto analysis and Gemba Walk proved to be an effective approach for identifying and resolving key operational challenges in trauma centre. Findings highlight the importance of structured quality improvement approach in enhancing hospital efficiency.

Resumen

Antecedentes

La sala de control central del hospital cumple un papel esencial al supervisar, coordinar y resolver desafíos operativos en tiempo real. Los centros de traumatología operan en entornos de alta presión y suelen presentar flujos de trabajo ineficientes que afectan la prestación de servicios. El análisis de Pareto y el Gemba Walk, basados en la gestión de Lean y la gestión de calidad total, permiten la observación directa para identificar problemas prioritarios y resolverlos en el lugar.

Métodos

Se realizó un estudio intervencionista durante 7 meses (abril-octubre de 2024) en un centro de traumatología. En la fase i (abril-junio), se registraron, categorizaron y analizaron todas las quejas en la sala de control central mediante análisis de Pareto para identificar los problemas más frecuentes y de mayor impacto. En la fase ii (julio), se introdujo el Gemba Walk con un equipo multidisciplinario. En la fase iii (agosto-octubre), se reanalizaron las quejas con análisis de Pareto para evaluar el impacto de la intervención.

Intervenciones

Implementación de seguimiento estructurado de quejas mediante gráficos de Pareto, seguida de Gemba Walks con equipos de operaciones, enfermería, ingeniería y limpieza para abordar problemas en su origen.

Resultados

El análisis previo mostró que el 69,88% de los problemas provenían del 28,6% de las quejas. Tras la intervención, el 67,77% seguía concentrado en el mismo porcentaje, aunque cambiaron los tipos de problemas.

Conclusión

La integración del análisis de Pareto y el Gemba Walk fue eficaz para identificar y resolver desafíos operativos clave. Destaca la importancia de enfoques estructurados para mejorar la eficiencia hospitalaria.