Quality indicators for extra-analytical processes in clinical laboratory: Ten years’ experience

Abstract

Introduction

The selection and definition of quality indicators is essential for proper control of processes. This is not always easy, particularly with extra-analytical indicators, due to the complexity and degree of comparison of processes between laboratories, and the fact that data collection is not always automated. For this reason, the indicators and specifications need to be dynamic and re-designed in accordance with changes in the system. The aim of this paper is to describe the methodology used in the selection and definition of quality indicators, and their specifications for extra-analytical processes in public laboratories in Catalonia.

Material and methods

During the study period (2004–2013), the members of the working group reported the mean annual value for each indicator, and the overall yearly mean of all participants was calculated. These results were compared and analyzed during periodic meetings, with regards to the pre-established specifications of the different laboratories.

Results

Quality indicators and their specifications are presented. The evaluation of the validity of each quality indicator was made taking into account aspects including usefulness of the indicator in process monitoring, a clear definition, and a precise and reliable quantification. This methodology has made it possible to contrast the validity of the indicators or to reconsider the specification.

Conclusions

The last 10 years’ experience of the Catalonian Health Institute Working Group on Quality Indicators in designing indicators and establishing quality specifications has proved very useful for improving the monitoring of processes in clinical laboratories included in the group.

Resumen

Introducción

La selección y definición de los indicadores de la calidad es imprescindible para controlar adecuadamente un proceso. Ello no siempre es fácil, sobre todo en el caso de los indicadores extraanalíticos, dada la complejidad y grado de comparabilidad de los procesos entre laboratorios y la necesaria recogida de datos que en muchas ocasiones no está automatizada. Asimismo, los indicadores y especificaciones deben ser dinámicos y rediseñarse en función de los cambios del sistema. El objetivo de este trabajo es describir la metodología utilizada en la selección y definición de indicadores de calidad y especificaciones para los procesos extraanalíticos en los laboratorios públicos de Cataluña.

Material y métodos

Durante el período de estudio (2004-2013), los miembros del grupo han informado del valor medio anual para cada indicador, y se ha calculado la media anual de todos los participantes para cada uno de ellos. Estos resultados se han comparado y analizado a través de reuniones periódicas, con respecto a las especificaciones preestablecidas de los diferentes laboratorios.

Resultados

Se presentan los indicadores de calidad y sus especificaciones. La evaluación de la validez de cada indicador de calidad se llevó a cabo teniendo en cuenta los aspectos incluyendo la utilidad del indicador en la supervisión de procesos, una definición clara y una cuantificación precisa y fiable. Esta metodología ha permitido contrastar la validez de los indicadores o reconsiderar la especificación.

Conclusiones

Los últimos 10 años de experiencia del Grupo de Trabajo del Instituto Catalán de la Salud de Indicadores de Calidad en el diseño de indicadores y en establecer especificaciones de calidad ha demostrado ser muy útil para mejorar el seguimiento de los procesos en los laboratorios clínicos integrados en el grupo.